בניוזלטר אני אסביר על:
*ֿֿמשמעות התיעוד בחיי מנהל.ת
* למה זה כלכך הכרחי?
* איפה זה יכול לעזור לנו בשגת הניהול?
*איך עושים את זה?
* והכי חשוב איך הופכים את זה לחלק משגרת הניהול?
כדי שנהיה מסונכרנים לגבי המילה.
״תיעוד״ זה סיכום עיקרי הדברים שאמרו הן בשיחות מקצועיות / פגישות / משובים וכל התנהלות מול העובדים שלך.
נכון צודקים! זה כאב ראש לא קטן, לסכם כל שיחה פגישה ועניין אבל יש לזה ערך רב מכמה בחינות:
- בהירות בין העובדים למנהל ובינם לבין עצמם.
- ראיית המציאות על פי נתונים ועובדות ולפרקי זמן קצובים.
- כלי ניהולי ליצירת משובים/ קידומים / הערכות/ הוקרה.
- כלי להעברת מסרים בצורה ברורה ומתומצתת.
- כלי עזר לפיטורים בצורה המכבדת את העובד ואת הארגון.
עכשיו אחרי שקראתם חלק מהערך שזה נותן בואו נהיה מדויקים מה צריך לתעד.
- פגישות אישיות / מקצועיות עם העובד-ברמה של מס׳ משפטים בודדים על עיקרי הדברים שנאמרו, נושאים שסוכמו ופעולות שיש לעשות בהמשך כולל זמנים להגשה ולבחינה.
- משוב תקופתי עם העובד-ניתן לעשות את זה ברמה רבעונית / שנתית ולראות תקופה קודמת מול תקופה נוכחית וכן התייחסות לתקופה הבאה.
התיעוד הזה הכרחי והסיבה הטובה ביותר היא כי ״אין אמת אחת״!
לעיתים אנחנו יושבים בפגישה עם עוד שלושה א.נשים וכשאנחנו יוצאים ושואלים את האחרים מה הבנתם כל אחד אומר משהו אחר, מתייחס לנקודה אחרת שנגעה בו ואותה הוא בעיקר זוכר.
יש כאלה שייקחו את הנושא העיקרי, יש אחרים שייקחו דוגמא ויהפכו אותה לעובדה ויש את אלה שזכרו רק את נ.ב של הפגישה והיא הפכה לנושא העיקרי.
בנוסף, כמה פעמים רציתם להגיד משהו אחד והאדם מולכם הבין משהו אחר לגמרי?
בעידן שרובנו עם הפרעות קשב וריכוז יש משמעות אדירה לכך שבסוף הפגישה
נוציא מסמך עם נקודות של עיקרי הנושאים וחשיבותם.
איך מתעדים?
נגיד שהחלטת שזה נכון גם עבורך לתעד את עיקרי הדברים, להלן כמה צעדים שלא כדאי לפספס:
– קודם כל מעדכנים את העובדים שלכם מבעוד מועד, מסבירים את חשיבות הנושא (אין צורך להזכיר
את ערך הפיטורים) ורק אז מתחילים, אחרת זה ייצר לך ״רעשים״ גדולים יותר ממה שניסית למנוע.
– מייצרים תבנית באקסל עם כותרת סיכום פגישה והנוכחים בפגישה.
ולאחר מכן בונים את הטבלה הבאה:
נושא
מה המטלה?
באחריות מי?
מה פעולת המשך?
אחריות
ביצוע
תאריך סיום
האם בוצע?
כן/לא
אם יש המשך?
כן /לא
במידה ויש המשכיות סוגרים את המטלה שבוצעה ומוסיפים משימת המשך חדשה.
(ניתן לציין בדף נושאים לשיפור ולציין את המשימה שיש לשפר, וגם ניתן לציין בדף חיזוק חיובי – לשמור
על איזון)
– מציגים אותה בפני כל הצוות שייקח חלק בכך.
– בונים נוהל של תיעוד: באחריות מי לתעד? (אני מאמינה שהמנהל צריך לקחת אחריות על התיעוד כי
בסופו של יום הוא מעביר את עיקר המסרים) מתי מתעדים? מה מתעדים? איך התהליך קורה?
– מטמיעים את הנוהל.
לדוגמא: התקיימה פגישה, המנהל הוציא תיעוד פגישה לכלל הנוכחים. יש מקום לאפשר להגיב ולהוסיף
(לשיקולך), לאחר מכן תיאום פגישה נוספת לפעם הבאה, במהלך הזמן אני ממליצה להעלות עדכונים
למרחב משותף במידה ויש צוות גדול ובמידה וזה בין שניים לדאוג למלא את המסמך (אחריות של
המבצע).
בכל מקרה, לפגישת מעקב יש לוודא שכל הנוכחים מגיעים מוכנים עם תשובות (גם כאשר ישנם משימות שלא בוצעו).
תהליך כזה ברוב הארגונים יהיה מלווה באנטי מצד כל הנוכחים ולו רק בגלל המחשבה ״שבודקים אותם״ וזה לא משנה אם יש עוד מספר טכנולוגיות שעושות את זה באופן מדויק ועמוק יותר.
לכן, זהו תהליך של חינוך והוא לוקח זמן ורק כאשר מגיעים לפגישה שמנוהלת ע״י כל הצוות באופן חלק וכל אחד עושה את חלקו בלי ״תירוצים״ ניתן לדעת שזה הצליח והנוהל הוטמע.
חשוב לציין, כאן זה המקום של המנהל.ת לתת דוגמה אישית. להוציא את התיעוד בזמן, להגיע מוכן לפגישות ולוודא שכולם מקיימים את הנוהל כפי שהוגדר.
אני רוצה להתייחס לנושא רגיש שציינתי קודם – פיטורים.
לפטר עובד זה הדבר הקשה ביותר שעשיתי כמנהלת.
על מנת לעשות את זה נכון לעובד, למנהל ולארגון, התיעוד הופך למשמעותי מאוד לכל הצדדים.
הרי אף אחד לא קם בבוקר ואומר את מי בא לי לפטר היום, בד״כ זה תהליך בו העובד לא עושה את עבודתו כפי שמצופה ממנו ואז מקיימים שיחה עם העובד שבו הנושא עולה, המנהל אומר את שעל ליבו לא תמיד בבירור לפעמים ברמיזה מה שגורם לעובד לא להבין את המסר ולקחת חלק אחר פחות רלוונטי ועדיין העובד לא מתקדם או משתפר.
ואז שוב מתקיימת שיחה שניה יותר קשה בה הדברים נאמרים בצורה ברורה יותר והעובד נכנס למגננה מהלחץ לא מבין כלום ונאטם.
וכך המצב ממשיך להתדרדר…
וביום שמגיעה הודעה לשיחת שימוע העובד מופתע ״אבל לא אמרו לי? למה מה עשיתי?״
וכל שאר התהליך רק נעשה קשה יותר.
אך במידה ויש תהליך כפי שהצגתי מעלה, כאשר אנחנו מגיעים למצב של שימוע זה פשוט לעשות העתק הדבק על סיכומי השיחה ואין מקום להפתעה או לאי בהירות של שני הצדדים.
אם זה עושה את זה קל יותר ? בפירוש לא!
אבל לפחות אנחנו יודעים שעשינו את כל שיכולנו וזה כבר לא צלח. ולפחות העובד לא מרגיש מבולבל או מופתע כי יש תהליך ברור ומתועד שמראה את כל התהליך שנעשה מולו.
אם בא לך לשתף אותי בטבלה שהכנת? או רק לשאול שאלה בנושא בכיף אני אשמח להשיב.