ליוויתי מאות ארגונים אם לא אלפי ארגונים בהתלבטויות לגבי הטמעת טכנולוגית BIM במסגרת תפקידי הקודם בו ניהלתי את מערך המכירות של Autodesk במלם תים.
לפני כעשור שתוכנת הRevit חדרה לשוק לאחר רכישתה ע״י אוטודסק בשנים 2004-2006, היא הגיעה יחד עם הAutoCAD בחבילה אחת והוצעה במחיר זול יותר מAutoCAD בלבד.
רוב הארגונים רכשו את החבילה המורחבת כי זה משתלם יותר. חלקם ניסו ללמוד אותה לבד חלקם אפילו ניסו להטמיע אותה בפרויקט תוך כדי לימוד. הרוב חזרו לעבודה בAutoCAD וחווית השימוש השאירה טעם של תוכנה קשה להטמעה.
כשהבנו שהשוק מוצף ברישיונות ועדיין רמת האימוץ היא כמעט אפסית הבנו שעלינו לתת כלים ומשאבים ללקוחות על מנת לעזור באימוץ הטכנולוגיה והתחלנו לרכוש חידושים ועמדות עם הדרכה, הטמעה וליווי פרויקט וחבילת תמיכה שנתית.
היום, המצב מורכב יותר כי אם בכובע הטכנולוגיה ראינו את הצורך בשירותים שיעזרו בהטמעת המוצר היום ניתן לראות בארגונים את החוסר בהטמעת השינוי. ארגונים רבים גם היום בוחנים אימוץ טכנולוגיות BIM ונדרשים לתכנן מבעוד מועד את תהליך האימוץ והשינוי בארגון.
לכן הכנתי לכם מדריך קצר לאימוץ טכנולוגיות BIM, שלב אחרי שלב כדי שיהיו לכם את הכלים להבין את עומק ורוחב השינוי בארגון.
אימוץ טכנולוגיות BIM בא לידי ביטוי בשלושה שכבות עיקריות בארגון:
- אנשים: נדרשים לתכנן בצורה שונה, לעבוד בצורה שונה, להסתכל על התוצרים בצורה שונה, להתמודד עם שינוי, עם תפקידים חדשים. ההנהלה צריכה להבין שהאימוץ משנה גם את התרבות הארגונית והאימוץ למעשה מעודד למידה מתמשכת ויש צורך לתת לזה מקום וזמן בזמני העבודה.
- תהליכי עבודה: תהליכי העבודה גם הם משתנים, אם בעבר היינו משרטטים לבד כל דיסציפלינה את ההתמחות שלה היום אנחנו נדרשים לתכנון משותף, הן ברמה הצוותיות המשרדית, ברמת תהליכי העבודה בארגון, אחריות השיתוף והאחריות על כל שלב בפרויקט ואחריות ברמת התיאום. והן ברמת הפרויקט באחריות כל משתתפי הפרויקט לעבודה משותפת עם נהלים, תהליכים ותקנים ברורים.
- טכנולוגיה: בחירת כלי התכנון שאותם אנחנו רוצים לאמץ (Revit, Civil 3D, ArchiCAD) תוך התאמתם לתשתיות החומרה, לאבטחת הנתונים לעבודה בענן, לאחסון המידע ועוד.
שלב ראשון – מיפוי מצב קיים והגדרת מטרות ראשוניות
כדי להתחיל עלינו להבין מה המצב הקיים שלנו בכל שלושת השכבות:
- אנשים: מה רמת הידע של האנשים? מי מתאים לשינוי? האם יש מיש שיכול להוביל את
השינוי?
– תהליכי עבודה: מה רמת הסנכרון הציוותי, האם נדרשים כלים לחיבור הצוות לעבודה
משותפת? האם קיימים היום נהלים? האם עובדים לפיהם? האם ישנו סטנדרט ארגוני
היום?
– טכנולוגיות: מה מצב החומרה היום? האם נדרש שינוי להתאמתה לטכנולוגיות החדשות?
האם נדרשת השקעה נוספת וכמה? האם יש צורך גם בהתאמת תשתיות? פתרונות ענן או
שרת פנימי? יש לבחון את הנושא לעומקו כדי להבין את ההשקעה הנדרשת.
לאחר שיש לנו מיפוי מצב קיים, עלינו להגדיר יעדים ראשוניים לתהליך לדוגמא:
- הכשרת העובדים עד סוף רבעון ראשון
- בחירת מוביל השינוי בארגון
- בחירת הפרויקט שאותו מטמיעים
- ליווי הפרויקט במתודולוגיית BIM
- יצירת סטנדרט ארגוני – אבני דרך
שלב שני – הבנת הצרכים הארגונים ובניית תוכנית ההשקעה
אחרי שהבנו את המצב הקיים כעת, אנחנו צריכים להגדיר לאן אנחנו רוצים להביא את הארגון מה נקודת המטרה שלנו ולחלק אותה לסעיפי משנה.
אנחנו צריכים להתייחס לכל אחת מהשכבות הקודמות ולהגדיר להם את היעד. לדוגמא ברמת המחשבים אם אנחנו יודעים שהמחשבים שלנו ברמה מסוימת שלא מתאימה לדרישות המערכת לטכנולוגיות החדשות עלינו להוסיף את עלויות עדכון החומרה לרשימת ההשקעה שלנו. אותו דבר לגבי ההנהלה במידה ואנחנו רואים שאין להם את הידע הנדרש להבנת עומק השינוי מומלץ ליישר קו בין כולם על ידי הרצאות, הדרכות והעברת המידע באופן שכולם יהיו מסונכרנים למטרה.
כפי שציינתי קודם, תוכנית ההשקעה היא רשימת ההשקעות שלנו לתהליך הטמעת הטכנולוגיות אנחנו צריכים לכלול בה את כל ההשקעות הנדרשות לאורך הזמן
זה כולל רכישת תוכנות, הדרכות, הטמעת התוכנות ליווי פרויקט תמיכה שוטפת, הכשרת ההנהלה, ליווי התהליך על ידי יועץ ארגוני, ליווי עסקי כל מה שהעסק צריך כדי להגיע למטרות שהוגדרו
שלב שלישי – מיפוי ובחירת ספקים
לאחר שהכנו את רשימת ההשקעות הנדרשות עלינו לעשות מיפוי ספקים.
ישנם המון נותני שירותים שלכל אחד אינטרסים שונים ועל מנת לוודא שאנחנו רוכשים מהספק הטוב ביותר עבור הארגון שלנו, מומלץ להתייעץ עם משרדים דומים לנו, לקבל חוו״ד , לבחון מספר ספקים ולהבין מה הערך הייחודי של כל אחד מהם. יכול להיות שיש מס׳ ספקים שמציעים הדרכה אך אחד מהם מאופיין כנותן הדרכות וקורסים ללקוחות פרטיים לעומת אחר שמאופיין כנותן שירות לארגונים. יש שמציעים שירות והידע נשאר אצל נותן השירות ויש אחרים שמעבירים את הידע לארגון ומטרתם בכלל להנגיש את הטכנולוגיה.
מיפוי נכון של הספקים יאפשר לארגון שלכם לקבל את השירותים הטובים ביותר עבורו, להצעיד אותו בצורה יעילה ומהירה אל מטרותיו.
בנושא זה יעוץ עם גורמים שמעורים בשוק יכול לקצר ולחסוך לכם זמן וכסף.
שלב רביעי – קבלת הצעות מחיר ותכנון החזר ההשקעה על גרף הזמן
אחרי שהתגבשנו לגבי הספקים, ממליצה לקבל הצעות מחיר ממספר ספקים לבחון את ההצעות לאו דווקא על פי המחיר או ההנחה שניתנת אלא על פי מי מהספקים יכול להצעיד את הארגון שלכם אל המטרה בדרך הנכונה לכם. חשוב לשים לב, אתם משקיעים בתהליך הרבה זמן וכסף וחבל לחסוך במקומות שיכולים לעכב אתכם או להאריך לכם את הדרך.
ברגע שיש לכם את הצעות המחיר ובחרתם מי הספקים שילוו את הארגון בתהליך עכשיו מומלץ לשים את כל הנתונים על גרף הזמן.
- ההשקעות הנדרשות על פי הצעות המחיר וזמני התשלום
- מה ההשקעה המצטברת
- בניית ההחזר על ההשקעה לפי מדדי החזר השקעה (BIMPACT)
- לייצר את גרף ההחזר על ההשקעה מצטבר
- הגדרת נקודת האיזון מאיזו נקודה הארגון מתחיל לראות רווח על ההשקעה
שלב חמישי – רכישת השירותים ובניית תוכנית עבודה שנתית לפי רבעונים לפי השכבות
בנוסף, ממליצה להכין תוכנית עבודה על גרף הזמן הכוללת:
- הגדרת הפעולות הנדרשות לאימוץ לפי רבעונים בכל שלושת השכבות
- מדדי הצלחה על גרף הזמן לבחינת יעילות התהליך
- הגדרת אחריות ההנהלה וכל אנשי הצוות בתהליך
ברגע שיש לנו גם את הגרף הזה, אנו מקבלים תמונה כוללת של ההשקעה, החזר השקעה, עמידה בזמני הפרויקט ועמידה ביעדים.
כעת מתחילים את ההשקעה בפועל רוכשים את השירותים הנדרשים ומתחילים לעבוד לפי תוכנית העבודה שהוגדרה. לאחר שיש לנו את הבסיס הנדרש ברמת החומרה האנשים והטכנולוגיות מתחילים בהכשרות.
שלב שישי – הכשרת העובדים והדרכתם
הכשרת העובדים והתנעת התהליך הוא מאוד חשוב. מאוד חשוב שההנהלה תהיה רתומה לתהליך ותציג בפני כל הארגון את מחויבותה לתהליך להשקעה , זה גורם לכולם להירתם למטרה לרצות לקחת חלק בתהליך ובהצלחתו.
שלב שביעי – בניית תכנית הטמעה וליווי פרויקט
לאחר שמתחילה ההכשרה ,לאחר מספר שיעורים ניתן כבר להתקדם לשלב הליווי:
- בחירת הפרויקט שאותו מגדירים כפרויקט פיילוט לעבודה בסביבת BIM.
- מינוי המוביל תהליך – הBIM Manager.
טיפים להצלחת התהליך
- הנהלה מחויבת – תהליך האימוץ הינו תהליך שינוי ארגוני שמחייב את מחויבות ההנהלה ואת הירתמותם לתהליך. העברת מסרים ברורים לכלל העובדים, מינוי מובילי השינוי ובעיקר לתת מקום וזמן לתהליך ולהבין שיש ולתמים שיהיו בדרך ומחויבותם להצלחה קריטית.
- תקשורת שוטפת – עדכונים שוטפים על התקדמות התהליך הן ברמת ההנהלה והן ברמת העובדים על מנת שכולם יהיו מסונכרנים ורתומים להצלחה.
- עידוד שימוש, למידה והכרה – על מנת לעודד שימוש ולמידה, על ההנהלה לתת דוגמא אישית, לעודד ולהוקיר עובדים על ההירתמות הלמידה וקידום התהליך בארגון.
- טיפול בהתנגדויות – שינוי הוא תהליך שדורש משאבי ניהול. מעת לעת עיצרו, הקשיבו לחששות, פתרו חסמים, פרקו בעיות וקדמו פתרונות. זה הגיוני שיהיו מתנגדים לשינוי, מצאו את הדרך לרתום אותם ולהניע אותם לפעולה.
אימוץ טכנולוגיית BIM הינו מסע ארגוני הכולל גם רכישת תוכנות גם בניית תפקידים תרבות עבודה חדשה ושינוי תהליכים.
כפי שאני תמיד אומרת: מי שמגדיר BIM ככלי מקצועי – עוצר בסיום הטמעת התוכנה.
מי שמגדיר BIM ככלי אסטרטגי לצמיחה — כאן מתחילה נקודת ההתחלה שלו למינוף אמיתי בארגון. הטמעת הטכנולוגיה היא המינוף הראשון והבסיסי במינוף BIM עסקי.
בפרקים הבאים ארחיב על מינופים עסקיים בסביבת BIM.
הסקרנים שביניכם מוזמנים להעמיק עם ההרצאה שלי בנושא
קישור להרצאה
במידה ואתם מתלבטים בתהליך האימוץ – אני כאן כדי לעזור, צרו איתי קשר ואלווה אתכם לאורך כל התהליך – ilanit@bimtalents.co.il | 050-7522247
מתגעגעת לשיתוף פעולה ולעשייה משותפת… עכשיו בכובע האסטרטגי, אני מספקת לכם ליווי הוליסטי על כל שכבות התהליך – ממיפוי מצב קיים ועד להטמעת הפתרונות והשגת המינופים העסקיים הבאים, כדי שתוכלו לא רק להטמיע אלא גם להרוויח ולצמוח.