אימוץ טכנולוגיות BIM היא הצעד הראשון (ניוזלטר 11 ), ברגע שהארגון מתחיל להטמיע פרויקטי BIM נפתחת בפניו האפשרות להפוך את הBIM למנוע צמיחה באמצעות מינופים נוספים, המינוף הראשון ודי ההכרחי לאחר הטמעה טכנולוגית היא התאמת תהליכי העבודה לארגון על פי מתודולוגית BIM.
התייעלות ארגונית מבוססת BIM מטרתה לצמצם צווארי בקבוק, להימנע מתהליכי בירוקרטיה מתישים, לחסוך זמן עבודה, לבטל עבודה כפולה, שכפול מידע ולחבר בין אנשים ומערכות בצורה זורמת ואפקטיבית.
BIM היא שיטה שמציעה עבודה שיתופית בזמן אמת על בסיס מודל מרכזי הכולל את כל המידע הרלוונטי לפרויקט. ברגע שממשיכים לעבוד בתהליכים הישנים לעיתים מפספסים את החדשנות.
המידע שעובר בין משתתפי הפרויקט הוא לא רק ברמה המקצועית אלא הוא הבסיס נתונים לקבלת החלטות מקצועיות וניהוליות, ברגע שעובדים בתהליכים הקודמים באמצעות גליונות אקסל לא מקושרים או תיאומים ידניים, התהליך מאט ואף לעיתים משבש את זרימת המידע ובכך נפגע היתרון הכלכלי של הBIM.
התייעלות ארגונית מורכבת ממספר תהליכים חשובים:
- מיפוי המצב הקיים – אילו תהליכים יש היום? האם ישנו שכפול מידע? האם ישנם תהליכים לא יעילים בעקבות הטכנולוגיה החדשה? בחינת האחריות הקיימת בתהליכים?
- שיפור זרימת העבודה – האם ישנה זרימה בתהליך העבודה? זרימה התהליך העבודה באה לידי ביטוי שאין עצירות מעכבות, שישנה אחריות בין מי שמעביר מידע למי שמקבל כך גם האחריות על ניהול התהליכים בין משתתפי הפרויקט. צריכה להתבצע בחינה על כל התהליך מרמת התכנון, התיאום והביצוע.
- הגדרת אחריות ובקרה – לאחר שישנו התהליך במלואו יש ליצור לו שלושה שכבות: מה התהליך, מי מבצע? מי אחראי? וישנה נוספת שיש לבחון האם ניתן לבצע אותו באופן אוטומטי?
- יישום אוטומציות – לאחר סיום בחינת התהליך על התהליכים שניתן לעשות באופן מאוטומטי יש לשלב כלים חכמים ובכך גם לייעל את התהליך וגם לחסוך בזמן רב.
תהליך יישום התייעלות אינו נעשה תוך כדי עבודה, יש חשיבות רבה לכך שאנשים אובייקטיבים יהיו בתהליך ויראו את התהליך מנקודת מבט לא מעורבת. כך יהיה ניתן להצביע על צווארי בקבוק, על עצירות לא תקינות ובכלל ישנה עוד עין חיצונית שנותנת משוב על תהליך שכל חברי הפרויקט כבר רגילים אליו ולהם זה נראה בסדר.
תהליך התייעלות ארגונית לעיתים נעשה כחלק ממהלך אסטרטגי רחב יותר שבו בוחנים את המצב הקיים, מאבחנים את הארגון, העובדים ותהליכי העבודה, לאחר מכן יחד עם הצוות וההנהלה מגדירים מצב רצוי, בוחנים את הפערים כפי שציינו קודם צווארי בקבוק, מעכבים , חוסר כ״א או כל דבר אחר ומשם מגבשים תוכנית עבודה מול כל הנוגעים בדבר. לאחר ביצוע פיילוט על תהליך ראשון בדיקתו ניתן להרחיב את ההיקף ולהמשיך בתהליך.
חברת תכנון שהחלה להטמיע BIM לפני כשנתיים שמה לב שהתהליך במודל נעשה היטב ועדיין הפרויקטים חורגים בזמנים. כאשר בדקו את תהליך זרימה העבודה הם שמו לב שכל תהליכי האישור תכנון בין ראשי צוותי התחומים של הדיסציפלינות השונות נעשו במיילים– תהליך שערך כ-4 ימים לכל שינוי. לאחר הבנת צוואר הבקבוק החברה החליטה להטמיע את מערכת הACC של אוטודסק, פלטפורמה שדרכה ניתן לתקשר בזמן אמת. לאחר חודש בתהליך הטמעה של פרויקט בנוני, כבר ראו קיצור זמן עבודה של למעלה מ20% וחיסכון של כ-70 שעות של עבודה מנהלתית.
מספר שאלות מפתח לארגון שבוחן לעשות תהליך התייעלות ארגונית:
- האם ישנם נהלי עבודה פורמליים?
- האם כל אחד מהעובדים יודע היכן מתחילה ומסתיימת אחריותו?
- האם ישנם תהליכים כפולים או מקבילים בין המחלקות?
לאחר בחינת התהליכים ויישום התייעלות ארגונית בחברה מומלץ ורצוי לכתוב נהלי עבודה חדשים, להגדיר אחריות לכל עוד ולוודא שהתהליכים הינם בזרימה. במידה וישנן מערכות תומכות שיכולות להציג חיסכון וייעול תהליכים חשוב להציג את השיפור והחיסכון לכל הנוגעים בדבר כדי לחזק את השינוי ולהראות את חשיבותו.
כמובן שאי אפשר לכתוב על התייעלות ארגונית בלי לציין את מתודולוגיית הLEAN.
למי שלא מכיר, מתודולוגית הLEAN, מטרתה לשפר ולייעל זרימה עבודה מתוך הסתכלות על תהליך רזה. המתודולוגיה מגיעה מתחום התעשייה והייצור (מתודולוגיה שפותחה ע״י חברת יצרנית הרכב טויוטה) ודווקא השילוב בין BIM שהמודל מאפשר שקיפות והסתכלות על הפרויקט והתקדמותו בצורה מערכתית, הLEAN מאפשר זרימה תפעולית חלקה של המידע, המשימות וכמובן גם יכולת קבלת החלטות מושכלת יותר.
מתודולוגיית הLEAN מיושמת היום במספר קטן של חברות בניה בארץ והיא ממש מייצרת שפה ארגונית חדשה שתורמת לתרבות ארגונית שמעודדת שיפור מתמיד, שקיפות ושיתוף פעולה. מס׳ חברות עושים שימוש ב- KanBIM, לוח ניהול משימות בעולם הבניה שמבוסס על עקרונות הLEAN שבאמצעותו ניתן להגדיר אחריות, לקצר זמנים, לבטל תהליכים כפולים ובעיקר לתת ערך גבוה יותר ללקוח במינימום עלויות.
מחקרים מתהליכי יישום שנעשו בעולם מראים שהשילוב בין BIM לLEAN מניב:
- בין 15%-30% גידול בפרודוקטיביות
- חסכון של 10%-20% בעלויות
- מניעת חריגות תכנון ועמידה בלוחות זמנים
בפרקים הבאים אעלה פרק שכולו מיועד לנושא הLEAN
לסיכום
התייעלות ארגונית בסביבת BIM היא לא ״Nice to have״ אלא״Must״. ארגון שיפנים שהתייעלות ארגונית בסביבת BIM יכולה להוות עבורו מנוע צמיחה יוכל לקצר תהליכים, להגדיל רווחיות ולמצב את הארגון כמוביל בתחומו.
רוצה להפוך את הBIM למנוע צמיחה?
אני כאן לבנות איתך את תהליך ההתייעלות הארגונית לחברה שלכם ולעזור לכם לקצר תהליכים ולשפר את הרווחיות שלכם בארגון.