אתמול ישבתי עם מנכ״ל במשרד תכנון חשמל, תוך כדי שיחה הוא מספר לי:
"את יודעת כמה פעמים אנחנו צריכים לשנות את המפסק חשמל? האדריכל משנה את סוג הדלת או מרחיב אותה, הקונסטרוקטור מוסיף עמוד, המעצב משנה את המפסק עצמו, לאחר כל נגיעה שלהם אני שוב מתערב. אין באמת קשר או שותפות בנינו, אין סדר ותיאום, אף אחד לא יודע מתי האחריות שלו מתחילה ומתי היא  מסתיימת ואני מתייחס כרגע רק לאובייקט אחד מיני רבים״

מהמשפט הזה הבנתי כמה תרבות העבודה הפרויקטלית לא מנוהלת.

הBIM הביא לענף הבניה את מושג השיתופיות בהיבטים טכנולוגיים רבים גם ברמת שיתוף הפרויקט ברמה הארגונית וגם בהיבט הפרויקטלי. השיתופיות ייצרה שקיפות ובהירות ברמת התכנון והביצוע ואף התווספו פלטפורמות שיתוף רוחביות שמאפשרות ניהול הרשאות, ניהול תהליכי עבודה ועוד. אבל מה שנשאר חסר ולא מנוהל זה איך עובדים יחד לא רק כל ארגון בפני עצמו אלא יחד כלל המשתתפים בפרויקט:

• מי לוקח אחריות על החלטות שמשפיעות על אחרים?
• מתי מתחיל ומסתיים "החלק שלי" בפרויקט?
• איך מונעים מצב שבו שינוי קטן של אחד גורר שרשרת תיקונים, בזבוז זמן ועלויות מיותרות?
• איך מונעים כפילות בתכנון וסנכרון מתואם בין כלל הקבצים המשותפים?
• איך יוצרים ערבות הדדית בתהליכי העבודה"?

מסמך הBEP המאגד בתוכו תקנים, מפרטים, סטנדרטים  ונהלים טכניים הקשורים לכלל הפרויקט  לא עוסק במה שמשפיע באופן משמעותי על הצלחת הפרויקט – תרבות העבודה המשותפת בין המשתתפים המתייחסת לקוד התנהגות פרוייקטלי.

כאשר תרבות העבודה  הפרויקטלית לא מנוהלת היא מייצרת השלכות שבאות לידי ביטוי גם ברמה העסקית:

• זמן התכנון מתארך –  על תיקונים ועדכונים
• התקציב גדל – עקב כל השינויים ותגובות השרשרת
• תהליך מתיש לכל משתתפי הפרויקט – עבודה כפולה, חוסר אחריות ואי אמון בן הצדדים
• טעויות בשטח – עקב חוסר תקשורת והעדר אחריות הדדית

יש שיאמרו שההשלכות האלו לעיתים אף מעפילות על כל החיסכון שהBIM מביא עימו ברמת התכנון המשרדי.

הדבר הנכון לעשות זה לייצר פורום בישראל המרכז את כל הדיסציפלינות השונות בפרויקט למפגש שבועי שבו מדברים על כל מה שהוא לא טכנולוגיה. שהמטרה העיקרית היא לשתף את הכלל בצורת התקשרות שתייצר זרימה ונהלי התקשרות חיוביים שמקדמים את הפרויקט תוך שימוש בטכנולוגיות כלי AI וכל מה שיכול לקדם את התהליכים בזרימה.

עד שזה יקרה אפשר בצורה ממוקדת להכניס את תרבות העבודה הפרויקטלית למסמך הBEP כמסמך משלים שכולל:

• הגדרת תחומי אחריות ברורים לכל אחת הדיסציפלינות
• קוד התנהגות פרוייקטלי –  כללי בסיס לשיתוף פעולה, תגובה לשינויים ותקשורת
• מנגנון עדכונים ושינויים –  איך מודיעים על שינויים, תוך כמה זמן מגיבים והיכן מתעדים
• פגישות סטטוס הכוללת גם  מפגשים שמוקדשים לתיאום ציפיות ולחיזוק האמון בין משתתפי הפרויקט.

חשוב להבין שהטכנולוגיה גם אם היא מאפשרת בניית תהליכים להתקשרות, אחריות התקשורת היא על שני הצדדים. הBIM מאפשר שקיפות מלאה שמביא המון ערך לפרויקט אך ללא התקשורת התקינה הערך לא ינוצל ולא ימומש.

כפי שהיום מבינים בארגון שהתרבות הארגונית היא קריטית להצלחת הטמעת הBIM, כך היא קריטית להצלחת הפרויקט בכללותו ברמת המקרו.

מנהלים שיבינו שהשקעה בתרבות העבודה המשותפת היא השקעה ישירה בשורת הרווח יוכלו להנות מפרויקטים זורמים יותר עם פחות חיכוכים ואי הבנות שמעכבים ומעכירים את הפרויקט.

אני מאמינה שהפעם הראשונה בה נכתוב את התוספת התרבותית למסמך הBEP  סביר להניח שזה ייקח זמן תוך התייחסות לפרטים הקטנים אך החל מהפרויקט השני נצטרך לעשות התאמות לכל פרויקט. צעד שיחסוך לכם מאות אלפי שקלים בפרויקט ויעשה את ההבדל בין "עוד פרויקט" לפרויקט מצליח ועומד בזמנים.

לסיכום

הטכנולוגיה לא תפתור את כאבי הענף. הBIM אכן שינה את כללי המשחק והביא עמו שקיפות ושליטה במידע, אך ללא תרבות עבודה משותפת המבוססת על אחריות, תקשורת וערבות הדדית, הערך העסקי לא יבוא לידי ביטוי בכלל הפרויקט. כשאין כללים ברורים לשיתוף פעולה, ההשלכות העסקיות יבואו לידי ביטוי: בזמני תכנון ארוכים, תקציבים שמתנפחים וטעויות שמגיעות לאתר בשלב הביצוע.

ניהול התרבות הפרויקטלית הוא לא "nice to have" אלא Must – זו השקעה ישירה בשורת הרווח. ארגונים שישקיעו בכתיבת קוד לתרבות עבודה שנותן מענה לכלל משתתפי הפרויקט  הכוללים: קוד התנהגות, תחומי אחריות ברורים, מנגנוני עדכון ושיח קבוצתי, יבטיחו לא רק פרויקט שמסתיים בזמן ובתקציב – אלא גם שיתוף פעולה ארוך טווח בין השותפים המקצועיים.