לפני כמה שנים שמעתי את המנכ"ל לשעבר של שטראוס מספר סיפור שנתקע לי שנים בראש. הוא סיפר איך הם הורידו מילימטר אחד מעובי הגביע של הקוטג'. כן, קראתם נכון מילימטר אחד.
נשמע כמו שינוי זניח, נכון? אבל כשאתם מייצרים מיליוני יחידות בשנה, מילימטר פלסטיק כפול מיליונים הופך לחיסכון של מיליוני שקלים בשורה התחתונה.
זה בדיוק מה שחדשנות אמיתית נראית בהרבה המקרים.
לא תמיד זו מהפכה טכנולוגית מסנוורת, או איזה המצאה פורצת דרך, זה יכול להיות שיפור קטן ומשעמם, שנצבר עם עוד כמה שיפורים קטנים אחרים עד שפתאום מישהו מבחוץ רואה "פריצת דרך".
במאמר מרתק של Momento הם מסבירים את זה בצורה מושלמת: "Breakthroughs Are Just Boring Improvements That Pile Up" – פריצות הדרך הן בעצם שיפורים משעממים שהצטברו. הם מביאים דוגמה של חברת Valkey, מערכת שהגיעה למיליארד בקשות לשנייה! אבל כשמסתכלים על התהליכים שהם עשו, רואים אלפי אופטימיזציות זעירות: קוד יעיל יותר, ניהול זיכרון חכם יותר, אלגוריתם מעט משופר. אף אחת מהן לא מרשימה בפני עצמה, אבל ביחד הן מובילות לתוצאה מדהימה אחת: מיליארד בקשות לשנייה.
אז למה כולם רודפים אחרי הרעיון המבריק, הטכנולוגיה המהפכנית, הכלי הבא שיחסוך לנו את כל העבודה?
כי זה מרגש, זה נשמע יותר sexy בפגישות הנהלה.
אבל המציאות בשטח היא שרוב הכסף והזמן שאנחנו מבזבזים נמצאים בתהליכים הקיימים שלנו, אותם תהליכים משעממים, יומיומיים, שאף אחד לא באמת עוצר לבחון אותם ברצינות.
לצערינו, רוב המנהלים יודעים שהם לא מזהים את הבעיות האמיתיות, אבל הם ממשיכים להשקיע בפתרונות קסם כי יותר קל לרתום אנשים איתם ותמיד זה יותר מעניין מאשר לספר על הבעיות שיש בארגון.
אז איך באמת אפשר לגרום לשינוי ולפריצת דרך בלי ״להמציא את הגלגל״?
איך לוקחים תהליך קיים ומשפרים אותו בצורה שתביא תוצאות:
שלב ראשון – חקירה עמוקה של התהליך הקיים, ממש לרדת לפרטים. לשבת עם כל מי שלוקח חלק בתהליך, נתרם מהתהליך או מי שממשיך את התהליך במחלקה אחרת. ברגע שכולם יושבים יחד צריך פשוט למפות את התהליך צעד אחרי צעד. תוך התייחסות של כל אדם לגבי אותו צעד ומה הוא עושה, מה האחריות שלו ומה נדרש ממנו.
שלב שני – מציאת שורש הבעיה פה נכנס כלי פשוט ומבריק שנקרא ״ חמשת הלמה״ אתם מזהים בעיה, ואז שואלים "למה?" חמש פעמים ברצף כדי להגיע לשורש האמיתי. דוגמה מהשטח שלנו: "למה יש עיכובים בפרויקט?" – "כי התכנון לא מדויק מספיק." למה התכנון לא מדויק? "כי התפקידים לא מוגדרים בבירור." למה התפקידים לא מוגדרים? "כי אין מספיק כוח אדם." למה אין מספיק כוח אדם? "כי התקציב קוצץ." למה התקציב קוצץ? "כי רווחיות הפרויקטים נמוכה." פתאום הגעתם לשורש האמיתי – הבעיה היא לא התכנון הלא מדויק, אלא בזבוז בתהליכים שמוריד את הרווחיות ולכן מקצצים תקציבים. עכשיו אתם יכולים לטפל בבעיה האמיתית.
שלב שלישי – יישום פתרונות, לרוב פשוטים ברגע שמצאתם את שורש הבעיה, הפתרון לרוב לא מסובך. אוטומציה של משימות חוזרות, קיצוץ של חומר מיותר (כמו המילימטר של שטראוס), הסרת שלבים מיותרים בתהליך. כל קיצור שלב או יצירת אוטומציה לתהליך חזרתי. כשמדובר באלפי חזרות בפרויקט, גם השיפור הקטן ביותר מתורגם ל ROI משמעותי.
חדשנות אמיתית מתחילה בהבנה מעמיקה של הבעיה ולאו דווקא בקפיצה לפתרון. זה נשמע פשוט, אבל כמה פעמים ראיתם ארגונים קונים מערכת יקרה לפני שהם באמת הבינו מה הבעיה שהם מנסים לפתור? כמה פעמים ראיתם פרויקט BIM נכשל כי התמקדו בטכנולוגיה ולא בתהליכים שהיא אמורה לשפר?
בשורה התחתונה, חדשנות היא אמצעי ולא מטרה.
המטרה היא יעילות, רווחיות, איכות וזמן.
החדשנות היא הדרך להגיע לשם.
חדשנות יכולה להיות גם וגם. לפעמים זה אומר לקנות את הכלי הכי חדש בשוק ולרוב זה אומר לעצור, לחקור, לשאול "למה" חמש פעמים ולמצוא את השיפור הקטן והמשעמם שיכול לחסוך לכם מיליונים או שעות עבודה כשהוא מוכפל על פני כל הפרויקטים שלכם.
מתי בפעם האחרונה עצרתם באמת לבחון תהליך קיים ושאלתם "למה"?
מתי בפעם האחרונה חיפשתם את המילימטר שאפשר לקצץ, במקום לחפש את המהפכה הבאה?
מקורות:
- Momento: "Breakthroughs Are Just Boring Improvements That Pile Up" – https://www.gomomento.com/blog/breakthroughs-are-just-boring-improvements-that-pile-up/
רוצים ללמוד איך ליישם את זה בארגון שלכם?
צרו איתי קשר.