בתפקידי הקודם, כסמנכ"לית מכירות ופיתוח עסקי, בניתי סימולציה לשלוש שנים וממנה גזרתי יעדי מכירות ותוכניות עבודה שנתיים. זה היה הכלי שעזר לי לראות בבירור את הדרך אל המטרות והיעדים שהצבתי.
בפרק הקודם דיברנו על ההבדל בין AI, AGI ו-ASI ועל הצעדים הראשונים שאפשר לעשות מול כל שלב. עכשיו אני רוצה לתת לכם את הכלי המעשי המלא: איך הופכים את כל זה לסימולציה ארגונית לשלוש שנים, כדי לדעת בדיוק מה עושים כשכל תרחיש מתחיל להתממש.
בניית סימולציית AI ארגונית דומה במהותה לבניית סימולציית מכירות, רק שהיעד הפעם הוא מוכנות טכנולוגית וארגונית.
הקדמה: מה קרה השנה, לפני שמסתכלים קדימה
לפני שמסתכלים שנים קדימה, חשוב להבין קודם מה קרה השנה. הנה ארבע רמות שכדאי למפות:
ברמת ההנהלה
- המטרות והיעדים שהוגדרו בתחילת השנה
- האסטרטגיה להשגתם כולל השקעות מול ROI, לוחות זמנים
- טבלת יעדים מול ביצוע בפועל לפי רבעונים (לשלושת הרבעונים הראשונים בפועל, לרבעון הרביעי כתחזית)
ברמה הטכנולוגית
- ההשקעות שבוצעו בכלי AI
- ההשקעות בהכשרות, ביישום ובהטמעה
- טבלת השקעה מול ROI
ברמת התרבות הארגונית
- הרצאות וסדנאות
- שולחנות עגולים
- עידוד למידה
- שיתוף הצלחות
- טבלת השקעה בתחום
ברמת העובדים
- הכשרות תומכות לפי צוותים, בהתאם ליעדי ההנהלה, להשקעות הטכנולוגיות ולתרבות הארגונית
- בחינת ההשקעה מול התשואה שהתקבלה במהלך השנה
עם כל המידע הזה על השולחן, אפשר להתחיל לבנות את התרחישים קדימה.
שלב 1: מיפוי – מה בארגון שלכם הכי קרוב לשינוי
היום כבר יש לנו תמונה ברורה יותר על יכולות ה-AI לעומת תחילת השנה. סביר להניח שמי שהגדיר יעדים בתחילת השנה כבר התאים אותם כמה פעמים במהלכה וזה טבעי. מי שלא, כדאי שיבדוק מה עצר אותו.
עם התמונה העדכנית הזאת אפשר למפות נכון את רמת החשיפה של הארגון לשינויי AI:
- אילו תפקידים מבוססים על עבודה חוזרת שניתנת להחלפה
- אילו כלים קיימים היום שיכולים לקצר משמעותית את העבודה הקיימת
- אילו התאמות נדרשות במבנה הארגוני, בתהליכים ובתפקידים
- אילו תפקידים חדשים צריך להוסיף, במידת הצורך
בשלב הזה כדאי גם לבחון את רמת המידע הארגוני: האם הוא מרוכז במקום אחד, האם הוא איכותי ומה צריך לתקן בהתאם לסדרה הקודמת שפירסמתי בנושא.
שלב 2: בניית שלושה תרחישים
כדי לבחון את המצב בצורה רחבה לאורך השנה, מציגים את העתיד כטווח אפשרויות ולא כתחזית אחת.
1. תרחיש שמרני – האימוץ בענף איטי מהצפוי ולא רואים שינוי משמעותי באתגרים הקיימים.
2. תרחיש מתון – טכנולוגיות מתקדמות נכנסות בהדרגה ומי שמוכן מייצר לעצמו יתרון תחרותי.
3. תרחיש מואץ – הקצב שדניאל קוקוטיילו תיאר מתממש ומי שלא נערך נשאר מאחור ועלול להפוך ללא רלוונטי.
שלב 3: סימני דרך – איך יודעים באיזה תרחיש אתם נמצאים
לכל אחד מהתרחישים כדאי להגדיר מראש 2-3 מדדים מדידים שיראו לכם באיזה כיוון הארגון נע. כשהמדדים משתנים אתם תוכלו לדעת בדיוק מה נדרש מכם בשלב הבא.
שלב 4: מי בארגון אחראי על המעקב
מנהל הידע הארגוני הוא הכתובת הטבעית למעקב אחרי ההתקדמות והתרחישים. אם עדיין אין לכם תפקיד כזה, האדם המתאים ביותר הוא מי שהכי מקורב לנושא בפועל. זה יכול להיות אחראי המחשוב, אחראי ה-AI בארגון או מנהל התפעול, מי שיודע לבחון כל רבעון ולהגדיר מחדש באיזה תרחיש אתם נמצאים.
שלב 5: הכנת תוכנית עבודה
כל תרחיש חייב להיות מתורגם לתוכנית עבודה שכוללת גם תוכנית הכשרה:
- אילו מיומנויות הצוות שלכם יזדקק להן בעוד שנתיים שאין לו היום
- מי מהאנשים הקיימים הכי מתאים ללמוד לעבוד לצד המערכות החדשות
אם שלוש שנים מרגיש רחוק – מתחילים משנה אחת
לא כל ארגון מוכן לקפוץ ישר לתרחיש תלת-שנתי. אפשר להתחיל בקנה מידה קטן יותר: אותם חמישה שלבים בדיוק, רק שבמקום שלושה תרחישים לשלוש שנים בונים אותם לשנה הקרובה.
- למפות רק את החשיפה המיידית – מה בסבירות גבוהה ישתנה כבר ברבעון-שניים הקרובים
- לצמצם את סימני הדרך לבדיקה חודשית במקום רבעונית, כדי לראות שינוי כיוון מוקדם
- לבחור אדם אחד בארגון שיקבל אחריות מלאה על התוכנית גם אם זה לא תפקיד רשמי עדיין
סימולציה שנתית כזאת היא נקודת פתיחה קלה יותר. אחרי שנה אחת יש לארגון כבר תשתית, נתונים ולקחים אמיתיים להרחיב מהם לתרחיש של שלוש שנים.
לסיכום
סימולציית AI ארגונית נותנת לכם מסגרת החלטה מוכנה לכל תרחיש. היא מאפשרת התאמות בכל תקופת זמן ובעיקר היא נותנת לכם דרך ברורה להיערך למה שיגיע.
הסימולציה עצמה היא רק חצי מהעבודה. החצי השני הוא לרתום את ההנהלה ואת הצוותים סביב התוכנית. מישהו קונקרטי בארגון צריך להיות אחראי עליה אחרת זה יהפוך למסמך יפה שיצרנו ולא השתמשנו.
אם אתם רוצים לבנות תרחיש כזה לארגון שלכם – מהמיפוי הראשוני ועד הרתימה של האנשים סביבו – אני מזמינה אתכם לשיחה.