היום אני רוצה להתעכב על נושא שרוב האנשים לא אוהבים לדבר עליו כי הוא די טכני ומשעמם, ועדיין הוא קריטי להצלחה או לכישלון של פרויקט BIM אני מדברת על Common Data Environment או בקיצור – CDE ״סביבת נתונים משותפת״.
קראתי השבוע מאמר על הCDE שהזכיר לי שיח שהיה לא מזמן בכנס BIM שבו באו מגוון רחב של אנשים בתפקידים שונים בתעשייה והם העלו את הבעיה: איך פרויקט BIM שמנוהל בשלבי התכנון כפרויקט BIM מלא, מתואם ומסונכרן כשהוא עובר לביצוע הוא יורד לשטח כקובץ PDF.
האתגר נוצר מעצם זה שקבצים מועלים בצורה לא אחידה, שנוצרות תיקיות שלא נותנות מענה לכל בעלי התפקידים בפרויקט. בואו נקח לדוגמא את האנשים בשטח? הם עדיין עובדים עם PDFs, צילומי מסך, אימיילים והודעות וואטסאפ כדי לעשות את העבודה. זה נשמע הזוי אבל כל מי שבביצוע יודע בדיוק למה אני מתכוונת וכאן בדיוק האתגר.
כדי להבין טוב יותר את משמעות CDE ניקח לדוגמא פרויקט גדול, עשרות בעלי תפקידים, מספר חברות, אדריכלים, מהנדסים, קבלנים, ספקים. כולם צריכים לגשת למידע, לעדכן מידע, לראות את השינויים האחרונים. בלי CDE זה הופך לבעייתי מאוד, כל אחד מעלה את הגרסה שלו, איש לא יודע מה הגרסה הנכונה ביותר, מה מאושר, מה עדכני. זה מתכון מובטח לטעויות שקורות בשטח.
CDE אמור להיות מקור הנתונים היחיד של כל משתתפי הפרויקט. המקום שבו כל המידע של הפרויקט חי, מתעדכן, ונגיש לכל מי שצריך אותו, בדיוק כשהוא צריך אותו, בפורמט שהוא צריך. המטרה שלו היא לעשות סדר ותיאום ולא להיות רק להוות מקום אחסון משותף וההבדל בין שני הדברים עצום.
המעבר של הפרויקט משלב התכנון לביצוע ברוב הפרויקטים כושל וזו בגלל שמלכתחילה הוא לא הוגדר נכון, סביבת הנתונים מוקמת ע״ אנשי התכנון והיא מהווה מאגר לניהול מסמכים במשרד והיא לא מותאמת לאנשי הביצוע בשטח.
לדוגמא המסמך העדכני ביותר לעבודה, קיים במערכת אבל איש השטח לא יכול לפתוח אותו על הטאבלט כי הקובץ כבד מדי. יתרה מכך, האם הקובץ מאושר לביצוע? לא ברור, מי מחליט ואיפה זה כתוב? ואם יש שלוש ״גרסאות אחרונות״ במקומות שונים במה לבחור? בקיצור המידע לא מאורגן בצורה נכונה.
לCDE חמישה תפקידים מרכזיים, וכל אחד מהם קריטי בפני עצמו להצלחת הפרויקט:
- להוות מקור הנתונים היחיד של הפרויקט.
- לשלוט בזרימת המידע ברמת ההרשאות וברמת בעלי התפקידים.
- בהירות מוחלטת לגבי גרסאות וסטטוסים.
- אינטגרציה בין דיסציפלינות. האדריכל, המהנדס, הקבלן – כולם עובדים על אותו מידע.
- רציפות לאורך מחזור החיים של המבנה, המידע לא מסיים את תפקידו שהפרויקט הושלם הוא עובר הלאה לתפעול ולתחזוקה.
אם הCDE שלכם לא נותן מענה לכל הנושאים מעלה הוא מהווה שטח אחסון בלבד עבור הפרויקט.
לפי התקן ISO 19650 ישנם ארבעה סטטוסים שכל מידע צריך לעבור:
- מצב ראשון – Work in Progress (WIP): עבודה בתהליך, ספציפית לדיסציפלינה, ניתנת לעריכה והיא לא גלויה לשלב הביצוע.
- מצב שני – Shared: מתואם, מוכן לבדיקה, משמש לזיהוי התנגשויות ותכנון.
- מצב שלישי – Published: מאושר ומוכן לביצוע – רק בשלב זה אנשי הביצוע יהיו חשופים למידע.
- מצב רביעי – Archived: מידע מיושן ולא שימושי, לעיון בלבד.
רוב הטעויות מתרחשות בשני המצבים הראשונים בהם הקבצים מגיעים לתהליכי העבודה בשטח. מישהו מוריד קובץ שעדיין לא אושר, עובד לפיו ופתאום מבינים שזה לא הקובץ הנכון והעבודה כבר נעשתה.
הסטטיסטיקה מזעזעת אומרים ש96% מהמידע שנוצר בפרויקט בשלבי התכנון לא מנוצל בשלבי הביצוע – זה הזוי, זה לא יעיל ובטח שלא כלכלי.
בגלל שאני אופטימית בואו נחשוב אם נתחיל לחשוב אחרת וננהל נכון את המידע ונשתמש במידע בצורה שתתאים לכל בעלי התפקידים כמה חיסכון בטעויות, כמה יעילות ואפקטיביות נוכל להשיג בפרויקט. המחקר מראה שאנשי הנדסה והבנייה מבזבזים 13% מזמן העבודה שלהם בחיפוש אחר מידע והעניין שהם לא תמיד גם מוצאים.
אם נעשה חישוב לא מסובך נראה כמה כלכלי יהיה לארגון להחזיק מישהו שתפקידו CDE Manager שהוא יהיה אחראי על סביבת המידע, מדדי ההצלחה שלו יהיו תפקידי הCDE, נראה שעלויות התפקיד שלו יהיו קטנות משמעותית ביחס לערך ולרווח שיתקבל בפרויקט ואני לא לוקחת בחשבון עדיין את העלויות הנלוות, הקטנת תביעות, החיסכון בכסף, במשאבים ובזמן וכמובן, איכות הפרויקט.
אני אתייחס לעוד טעות רווחת שקורית בסביבת הנתונים והיא מבנה התיקיות לרוב כל בעלת תפקיד (דיסציפלינה) פותחת תיקיה, תיקיית אדריכל/ קונסטרוקציה, תיקיית קבצי Revit. מבחינת אנשי הביצוע אין משמעות לכל התיקיות הללו זה לא אומר להם כלום. את הביצוע לא מעניין מי יצר את הקובץ, הוא רוצה לדעת האם הוא מאושר לביצוע?
מבנה מוצע שיתאים לאנשי הביצוע זה תיוק לפי המטרות והיעדים שלהם לדוגמא: ״מאושר לביצוע״, ״מודל לשטח״ (קובץ מותאם להעלאה בטאבלט), ״תוכניות ופרטים לביצוע״, ״RFIs ו-As Build״ ו״מסירה״ ברגע שהתיקיות מוגדרות להם בצורה מותאמת לשלבי העבודה שלהם קל יהיה להם להתמצא ולהשתמש בכל המידע שיש להם, הם לא יצטרכו לאלתר או להתלבט.
דבר נוסף שיש להתייחס אליו קובץ מודל אחד לא מספיק לפרויקט. אנשי הביצוע לא צריכים לקבל את המודל שעבדו עליו בשלבי התכנון. ניתן להגדיר שלושה מודלים לפרויקט:
- מודל תכנון – שהוא מודל כבד, שכל דיסציפלינה יכולה לערוך ולשנות בהתאם לצרכים.
- מודל תיאום – מודל מאוחד של כולם שמיועד לתיאום מערכות והתנגשויות בפרויקט.
- מודל שטח/ביצוע – מותאם לטאבלטים ולמכשירים ניידים, שמיועד לקריאה בלבד מסונן מבחינת גיאומטריה ומכיל רק מטא-דאטה נדרשת. ניטען מהר גם עם חיבור אינטרנט חלש.
אז השאלה היום לפרויקט שלכם היא: האם המפקח באתר יכול לפתוח את המודל בטאבלט שלו ולדעת בדיוק מה הוא צריך לבנות היום בלי לשאול אף אחד?
אם התשובה היא לא, ה-CDE שלכם צריך לעבור רה-ארגון מחדש.
הפרק היום היה אולי טכני באופיו, אבל אחרי שנים בתעשייה, בעבודה עם ארגונים, אני יכולה להגיד: CDE יכול להיות ההבדל בין פרויקט BIM שמצליח לפרויקט BIM שקורס. הכל בסופו של דבר מתקשר לאיכות המידע והדרך שבה המידע זורם בפרויקט.
כשה-CDE מוגדר נכון, צוותי השטח סומכים על המידע, הטעויות פוחתות, התיאום משתפר. תאומים דיגיטליים צומחים באופן אורגני. כשהוא לא מוגדר נכון? אתם מקבלים בדיוק את מה שיש לנו היום – 96% מהמידע בפרויקט לא מנוצל, 13% מהזמן מתבזבז על חיפושים והטעויות רבות מאוד.
המסר שאני רוצה שתיקחו מהפרק היא תקשורת אפקטיבית וברורה. תקשורת עם אנשי הביצוע איך נכון להם לקבל את המידע, מה הם צריכים, מתי ובאיזה פורמט. ככל שהתקשורת תהיה פתוחה זה יתבטא בזרימת המידע. השאלה שתמיד צריכה להישאל היא: האם המידע מגיע לאדם הנכון, בזמן הנכון ובפורמט הנכון?