בפרק הקודם כתבתי על הידע הארגוני כתשתית לצמיחה הבאה. על היכולת לקחת את הנתונים שנוצרים בכל פרויקט, להפוך אותם למידע, ללמוד מהם ולבנות שכבה של ידע שמשרתת את הארגון לאורך זמן.
אבל ברגע שמבינים את גודל ההזדמנות עולה שאלה מתבקשת:
מי בארגון אחראי שכל זה באמת יקרה?
מי מחליט איזה מידע חשוב לשמור, היכן הוא יישמר, מי יוכל להגיע אליו, כיצד נוודא שהוא מעודכן ואיך הופכים את כל מה שנצבר בפרויקטים, במערכות ובראשים של העובדים לידע שמשרת את ההנהלה ואת הפעילות העסקית?
ברוב הארגונים האחריות הזאת מפוזרת. אנשי ה-IT אחראים על המערכות, מנהלי הפרויקטים על המידע בפרויקטים, אנשי ה-BIM על המודלים ומשאבי האנוש על תהליכי חפיפה. כל מחלקה שומרת את המידע שלה בדרך שמתאימה לה.
כל אחד מטפל בחלק שלו, אבל לא תמיד יש אדם אחד שרואה את התמונה הארגונית המלאה.
לכן אני חושבת שמתחיל להתהוות בארגונים תפקיד חדש ומשמעותי: מנהל הידע הארגוני.
מעבר לתחזוקת מערכות
בעולם ה-BIM אנחנו מכירים את המושג CDE סביבת נתונים משותפת שמרכזת את המידע של הפרויקט ומאפשרת לנהל מסמכים, מודלים, גרסאות, הרשאות ותהליכי אישור.
סביבת הנתונים היא הכלי, התפקיד עצמו גדול ממנה בהרבה.
מערכת יכולה לשמור מידע, אבל היא לא יכולה להחליט לבדה איזה ידע חשוב לארגון, מה כדאי ללמוד ממנו, אילו תובנות צריך להעביר להנהלה ואיך למנוע מצב שבו ניסיון של עשרות שנים נעלם ביום שבו עובד ותיק עוזב.
התפקיד של מנהל הידע הארגוני הוא לבנות את הדרך שבה הארגון צובר, שומר, משתף וממנף את הידע שלו, הרבה מעבר לניהול המערכת עצמה.
הוא מחבר בין האנשים, התהליכים, המערכות והיעדים העסקיים. הוא מוודא שהידע שנוצר בפעילות השוטפת הופך לנכס ארגוני במקום להישאר מפוזר.
מה התפקיד כולל?
השלב הראשון הוא להבין איזה ידע באמת חשוב לארגון. לא כל מסמך ולא כל נתון צריכים לקבל את אותה רמת תשומת לב. מנהל הידע צריך לזהות יחד עם ההנהלה אילו תחומי ידע משפיעים על רווחיות, תמחור, איכות, לוחות זמנים, לקוחות, סיכונים, תפעול והמשכיות עסקית.
לאחר מכן הוא ממפה היכן הידע נמצא כיום. חלק ממנו נמצא במערכות, חלק במודלי BIM, חלק בתיקיות ובמיילים וחלק נמצא אצל אנשים מסוימים בלבד. המיפוי מאפשר לראות היכן קיימות כפילויות, היכן חסר מידע, היכן יש יותר מדי גרסאות והיכן הארגון תלוי באדם אחד.
מתוך המיפוי ניתן לבנות מדיניות ונהלים פשוטים וברורים: היכן שומרים כל סוג מידע, מי אחראי לעדכן אותו, מהי הגרסה הקובעת, מי רשאי לצפות או לערוך וכיצד שומרים עליו בצורה מאובטחת.
החלק המשמעותי ביותר בתפקיד הוא היכולת לחלץ ולשמר את הידע שנמצא אצל האנשים, מעבר לטיפול במידע שכבר נכתב.
איך שומרים את הידע האנושי?
בכל ארגון יש עובדים ותיקים ואנשי מפתח שמחזיקים ידע שלא תועד באף מערכת. הם יודעים לזהות בעיה עוד לפני שהיא מתרחשת, מכירים את ההיסטוריה של הפרויקטים והלקוחות, זוכרים אילו פתרונות כבר נוסו ומבינים את הקשרים שבין החלטות שונות.
הבעיה היא שהמערכת הארגונית לא תמיד למדה את מה שהם יודעים.
לשימור ידע אמיתי צריך תהליך שוטף שמתחיל הרבה לפני רגע העזיבה, חפיפה של כמה ימים והעברת רשימת משימות פשוט אינה מספיקה.
מנהל הידע יכול לקיים ראיונות ידע עם עובדים ותיקים, לבנות שאלונים וסקרים סביב נושאים מקצועיים, לאסוף משובים לאחר אבני דרך, להוביל מפגשי הפקת לקחים ולזהות דפוסים שחוזרים בין פרויקטים.
אפשר לשאול עובדים מה הם יודעים היום שלא ידעו בתחילת הדרך, אילו טעויות חוזרות אצל עובדים חדשים, איך הם מזהים סיכון, אילו החלטות קריטיות אינן מתועדות ומה הארגון חייב ללמוד מהם כדי לא להיות תלוי בהם בעתיד.
כך הידע האישי הופך בהדרגה מסיפור או ניסיון של אדם מסוים, לידע שאפשר לשתף, ללמוד ממנו וליישם במקומות נוספים.
להפוך את הארגון ל-Data Driven
אחד הערכים הגדולים של מנהל הידע הארגוני הוא היכולת לחבר בין המידע שנמצא במקומות שונים ולתרגם אותו לתמונה שההנהלה יכולה להבין ולפעול על פיה.
במקום שההנהלה תקבל דוחות וקבצים ומידעים שונים היא צריכה לדעת מה חשוב, מה השתנה, היכן קיימת חריגה ומה דורש החלטה והכל ממקור אחד.
מנהל הידע יכול לעבוד עם המחלקות השונות ולהגדיר אילו נתונים נדרשים כדי להבין את מצב הארגון, כיצד הם נאספים ואיך מציגים אותם בדשבורד ניהולי אחד שמאפשר לראות במבט על את התמונה העסקית.
הדשבורד יכול לחבר בין מצב הפרויקטים, לוחות זמנים, תקציבים, רכש, גבייה, שינויים, סיכונים ותפוקות. הוא יכול להראות להנהלה מה קרה והיכן מתפתחת מגמה שמחייבת תשומת לב.
כך הארגון עובר בהדרגה מקבלת החלטות שמבוססת בעיקר על תחושות, ניסיון אישי ודיווחים נקודתיים, לקבלת החלטות שמבוססת גם על מידע אמין ורציף.
הנתונים מחזקים את שיקול הדעת הניהולי ומאפשרים להנהלה להפעיל אותו בצורה טובה יותר.
יד ימינה של ההנהלה
בעיניי, מנהל הידע הארגוני יכול להפוך לאחד האנשים הקרובים ביותר להנהלה, משום שהוא מחזיק בתמונה שמחברת בין מה שקורה בשטח לבין היעדים העסקיים.
הוא יכול לזהות היכן הארגון חוזר שוב ושוב על אותה טעות, אילו תהליכים תלויים באדם אחד, איזה מידע חסר להנהלה, היכן קיימים פערים בין המחלקות ואילו תובנות מפרויקט אחד יכולות לשפר את הפרויקט הבא.
הוא יכול להתריע לפני שעובד מרכזי עוזב עם ידע קריטי, לפני שמערכת חדשה נרכשת ללא חיבור למידע הקיים או לפני שהארגון משקיע בטכנולוגיה שאין לה עדיין תשתית מתאימה.
ובעיקר, הוא יכול לעזור להנהלה לבנות את התשתית להתפתחות העתידית של הארגון.
החיבור ל-BIM ול-CDE
בארגון שעובד ב-BIM, סביבת הנתונים המשותפת יכולה להיות אחת התשתיות המרכזיות שעליהן נבנה הידע.
ה-CDE מאפשר לנהל מסמכים, מודלים, גרסאות, תהליכי אישור והרשאות, אבל כדי להפוך אותו מניהול מידע של פרויקט לנכס ארגוני נדרש מבט רחב יותר.
מנהל הידע צריך לבחון איזה מידע מתוך הפרויקט צריך להישמר גם לאחר סיומו, כיצד ניתן להשוות בין פרויקטים, אילו נתונים יכולים לשרת מחלקות נוספות ואיך הידע שנצבר במודלים יכול לתמוך בתמחור, רכש, ביצוע, שיווק, כספים וקבלת החלטות.
כך סביבת הנתונים הופכת בהדרגה מסביבת עבודה של צוותי התכנון והפרויקט, לחלק ממערכת הידע הארגונית.
תיאור התפקיד המתגבש
התפקיד עשוי להיראות מעט שונה בכל ארגון, אבל בעיניי הוא צריך לכלול כמה תחומי אחריות מרכזיים:
- מיפוי הידע הקריטי, מקורות המידע ובעלי הידע בארגון.
- הגדרת מדיניות לשמירה, עדכון, אבטחה, הרשאות ושיתוף מידע.
- בניית מקור אמת לכל סוג מידע והפחתת כפילויות וגרסאות סותרות.
- יצירת שגרות להפקת לקחים ולשיתוף ידע בין פרויקטים ומחלקות.
- ראיונות, סקרים ומשובים לצורך שימור הידע של עובדים ותיקים ואנשי מפתח.
- הגדרת הנתונים שהארגון צריך לצבור בכל פרויקט.
- חיבור בין מערכות, מודלי BIM, תהליכים ומחלקות.
- תרגום צורכי ההנהלה למדדים, דוחות ודשבורדים.
- בניית תשתית לקבלת החלטות מבוססת נתונים.
- הכנת המידע הארגוני לשימוש בכלי AI.
- הטמעת תרבות שבה עובדים משתפים ידע ולא שומרים אותו אצלם בלבד.
זהו תפקיד שמשלב הבנה ארגונית, תהליכית, עסקית וטכנולוגית. הוא דורש יכולת לעבוד עם ההנהלה ועם העובדים, להבין מערכות ומידע, לנהל שינוי ולתרגם צרכים עסקיים למבנה ידע שאפשר להשתמש בו.
למה כדאי להתחיל היום?
בכל יום שבו הארגון אינו מנהל את הידע שלו, עוד פרויקט מסתיים והלקחים ממנו נשארים אצל הצוות שהיה מעורב. עוד עובד ותיק מתקרב לפרישה או לעזיבה, עוד מסמך נשמר בתיקייה אישית, עוד מערכת מצטרפת בלי חיבור למערכות הקיימות ועוד החלטה מתקבלת בלי ללמוד ממה שכבר קרה בעבר.
ככל שעובר הזמן, כמות המידע גדלה והיכולת לסדר אותו הופכת למורכבת יותר.
ובעיקר, ארגונים שרוצים להפיק ערך מ-AI יצטרכו להבין שהכלי הוא רק השכבה העליונה. מתחתיו צריך להיות בסיס של מידע אמין, מאובטח, נגיש ומובנה.
מנהל הידע הארגוני הוא אחד התפקידים שיאפשרו לארגון להפוך לדיגיטלי בצורה נכונה.
התפקיד שמכין את הארגון לשלב הבא
מנהל הידע הארגוני הוא האדם שמאפשר לארגון ללמוד מעצמו, הרבה מעבר לשמירת המידע שלו.
הוא עוזר להפוך את הניסיון המצטבר ליכולת ארגונית, את הנתונים לתמונה ניהולית ואת הידע לתשתית שמאפשרת צמיחה, חדשנות וקבלת החלטות טובה יותר.
וככל שתשתית הידע הזאת תתחזק, נוכל לעבור לשלב הבא ולשאול שאלה שבעבר נשמעה כמעט דמיונית:
מה יקרה כאשר לארגון יהיה יועץ AI שמכיר את כל הפרויקטים שביצע, את כל ההחלטות שקיבל, את כל הטעויות שעשה ואת כל הפתרונות שכבר הוכיחו את עצמם?
בפרק הבא אעסוק ביועץ הארגוני החדש שיכול להיבנות מתוך הידע שכבר קיים אצלכם ובדרך שבה AI יוכל להפוך את הזיכרון המצטבר של הארגון לכלי פעיל שמסייע להנהלה ולמנהלים לקבל החלטות טובות יותר.