כל שנה בתקופה הזאת הייתי חיה בתוך גליונות אקסל. מוציאה את דוח החשבוניות השנתי, את המכירות של שנה קודמת, את פוטנציאל המכירות של השנה הבאה. מלא גליונות ומלא מידע שיכול להראות לי מה היעד לשנה הבאה ואיך ניתן להגיע אליו.
אז עוד לא היה AI שיקח את כל המידע יצליב ויעבד ויתן לי תובנות ורעיונות, הייתי צריכה לעשות הכל לבד מתוך מטרה שכאשר אשב עם כל מנהל מכירות ואציג לו את היעד שלו לשנה הבאה, שהוא גבוה יותר משמעותית מהיעד שהיה לו השנה הוא לא יתמוטט וייבהל אלא הוא יראה את הדרך לשם.
עכשיו, כשכל ארגון בענף רוצה יעד כמו "להטמיע AI" או "להוביל בחדשנות", הסיכון בסיסמאות כאלה הוא גדול. יעד כזה נשמע נהדר בישיבת הנהלה ולא אומר כלום למי שצריך לבצע אותו בפועל.
ההבדל בין השניים הוא כזה:
"נבנה חכם יותר" היא סיסמה שאין לה יעד או אסטרטגיה.
ואילו "נצמצם את זמן הכנת כתב הכמויות ב-15% עד סוף הרבעון הראשון, באמצעות כלי AI שכבר בפיילוט אצלנו" הוא יעד מדיד עם אסטרטגיה וזמן. אותו רעיון, אבל רק אחד מהם אפשר למדוד, לתקצב ולבדוק בעוד שלושה חודשים.
מה הופך יעד לתוכנית עבודה אמיתית?
1. מתחילים מהתוצאה העסקית
יעד טוב מתחיל בתוצאה ולא בטכנולוגיה לדוגמא: הפחתת עלויות, קיצור זמני תכנון, הקטנת טעויות.
"להטמיע AI" הוא אמצעי, לא יעד – ורק אחרי שיודעים לאיזו תוצאה הוא אמור להוביל, אפשר לתרגם אותו למספר.
לדוגמה: אם התוצאה הרצויה היא הפחתת חריגות תקציב בפרויקטי ביצוע, היעד הנכון הוא "להפחית חריגות תקציב ב-10% בפרויקטים החדשים שייפתחו ברבעון הראשון" ואז ניתן לשלב בו את החדשנות " ע״י בדיקת כלי בקרה מבוסס AI". הכלי הטכנולוגי הוא הדרך להגיע ליעד.
2. מפרקים לרבעונים
יעד שנתי צריך להיבנות ע״י אבני דרך רבעוניות כך זה מהווה מסלול עם נ.צ לבדיקה לבחינה ולהתאמה. היעד צריך להתחלק לארבעה יעדי ביניים שאפשר לבדוק ולמדוד בכל רבעון.
למשל: רבעון ראשון להרצת פיילוט, רבעון שני להרחבה לצוות נוסף, רבעון שלישי למדידת תוצאה כספית, רבעון רביעי להחלטה אם להטמיע בכל הארגון. כמובן שכל כותרת כזאת צריכה להיות מוגדרת כיעד מדיד בהתאם לסעיף הקודם.
3. כל יעד צריך להיות רשום על מישהו
במהלך שנות הקריירה שלי הבנתי שיעד שאין עליו בעלות יתמסמס בדרך. מה ששייך לכולם שייך לאף אחד. מאוד חשוב לכל מנהל ידע את האחריות שלו את היעדים שבבעלותו וגם שיהיה לו כלים למדידה.
הבעלות על היעדים לא חייבים להיות של מנהלים, לפעמים האדם הכי מתאים לקבל את האחריות הוא דווקא מי שהכי קרוב לתהליך בפועל. העיקר שיבין את היעד, איך להגיע אליו, מה ההשלכות שלו וחשיבותו בפני ההנהלה ובפני הצוות.
4. בונים גמישות לתוך היעד
קצב השינויים הטכנולוגיים לא צפוי. יעד שנתי יכול להשתנות כשהמציאות משתנה – עדיף להגדיר יעד מרכזי אחד ולידו טווח תרחישים, כמו שעשינו בסימולציה הארגונית וגם שישנה תוכנית עבודה עם יעדים רבעוניים קבועים יש תמיד מקום לבחון אותם ברבעון הקודם ולבדוק האם רלוונטיים למציאות למשק ולכל האילוצים שיש בסביבת העבודה וזה בסדר גם להתאים אותם במידת הצורך תוך כדי הסבר מדוע עושים שינוי. התאמה יכולה להיות גם התאמה כלפי מטה במידה וישנה מלחמה לדוגמא וגם התאמה כלפי מעלה במידה וישנה האצה טכנולוגית שיכולה להקדים לנו את התוכנית.
5. משתפים את היעדים עם כל הארגון, לא רק עם ההנהלה
לא סתם אני משתמש במונח יעדים ארגוניים מכיוון והם של כולם גם אם האחריות הישירה להם היא לא שלך. ברגע שאנו משתפים את כלל החברה ביעדים השנתיים זה מייצר מחויבות ורצון להיות חלק מההצלחה ברגע שכל צוות מבין איך הוא יכול לתרום זה הופך לכוח מניע ארגוני. לכן מומלץ מאוד לשתף את כלל העובדים ביעדים ושזה לא יהיה רק ברמת ההנהלה.
לפני ישיבת היעדים: מה להכין מראש
ישיבת יעדים טובה מתחילה כמה ימים לפני שהיא מתקיימת בפועל, עם הכנה שחוסכת שעות של ניחושים והתנהלות בזבזנית בפגישה:
- לאסוף את נתוני הרבעון הרביעי שכבר נסגר – מה הושג, מה לא ולמה
- לחזור לשכבה השנתית של הסימולציה התלת-שנתית ולבדוק אם היא עדיין רלוונטית
- למפות אילו יוזמות חדשנות כבר רצות בארגון, כדי לא להציע פעמיים את אותו הדבר
- לאסוף מראש נקודות מבט נוספות משכבות ניהול שונות בארגון ולא רק מההנהלה הבכירה כדי לקבל תמונה מערכתית
לסיכום
חמשת הפרקים האחרונים נתנו לכם מסלול שלם: הבנת קנה המידה של השינוי, כלי לבנות סימולציה, דרך לרתום את הארגון, הבחנה בין חדשנות לאסטרטגיה ותוכנית להשלים את הרבעון האחרון. הפרק הזה סוגר את המעגל – מהתחזית ועד היעדים לשנה הבאה.
כל אחד מהכלים האלה עומד מפני עצמו, אבל הכוח האמיתי שלהם הוא ברצף: הבנה של מה שקורה בענף, כלי לתרגם אותה לתוכנית, דרך לגרום לאנשים לרצות אותה ומסגרת שמחזיקה את כל זה מעודכן שנה אחרי שנה.
יעד טוב לשנה הבאה הוא תוצאה של תהליך – מהתחזית הרחבה ועד המספר הקונקרטי שכל מנהל צוות מאמין בו.
אם אתם רוצים לבנות את היעדים לשנה הבאה בצורה שמבוססת נתונים – אני מזמינה אתכם לשיחה.