הקורונה אילצה אותנו לעבוד מהבית למי שרצה ולמי שלא.
אחרי שהבנו שהיא חלק מחיינו וחזרנו לשגרה, משרדים רבים החליטו גם לחזור לשגרה הישנה עבודה 100% מהמשרד.
כאשר אני מאפיינת משרות עם המעסיק ומעלה את נושא ההיברידיות רבים אומרים לי מעדיפים שלא, כי אין להם דרך לדעת מה העובד עושה, אם הוא עובד או נהנה מיום בבית.
במקביל, אני פוגשת עובדים רבים שלא מוכנים להתפשר על היברידיות, יום יומיים מהבית, מניסיוני עם ניהול צוות עובדים בתקופת הקורונה, ראיתי שהעבודה מהבית הביאה תפוקות וביצועים גבוהים גם בתקופות של חוסר וודאות, אז איך עושים את זה?
כדי שיהיה לך סיסטם תפוקות מובנה בשגרת עבודה ריכזתי עבורך – 7 צעדים למדידת תפוקות.
לכל עובד יש משימות ותפקיד קבוע + תוספות לא מתוכננות
המטרה לאפשר לו לראות בעצמו את התפוקה שלו ולמדוד אותה במקביל אלינו. מכאן גם יכולים להגיע הזדמנויות להתייעלות תהליכית ומציאת צווארי בקבוק.
איך מודדים תפוקות של עובד:
1.הכנת רשימת משימות ואחריות – רושמים את המשימות שהעובד צריך לעשות כדי
להצליח בתפקידו, כל המשימות כולל אחריות שיש לו על תהליכים.
2. מיון הרשימה – ממיינים את הרשימה לפי מה שניתן ואפשר לכמת (למדוד בכמות) ומה לא.
3. רשימה מקבילה של העובד – מבקשים מהעובד לעשות גם רשימה במקביל וגם ֿ
מבקשים ממנו לשים כמויות על מה שניתן למדידה לפי מה שהוא עושה בפועל. בטוח תגלו
משימות שלא שמתם או לא ידעתם שבכלל הוא עושה או כמויות שלא ציפיתם (לטוב ולרע).
4. עדכון, תיאום ציפיות ושיתוף פעולה – על מנת שהעובד לא ירגיש שבודקים אותו כל הזמן
צריך להסביר לו את התמונה הרחבה יותר של השימוש והרצון בשיפור תמידי ומדדים שיוכלו
לעזור בעבודה היברידית במידה ורוצים לקדם את הנושא. חשוב כאן שיתוף פעולה, לבחון את
מה שהעובד כתב לייצר רשימה אחת עם כל המשימות, להסכים עליה ולקבוע יחד את המדדים
התקופתיים.
5. מע׳ למדידת נתונים או אקסל- במידה ויש מערכת שניתן דרכה לקבל את הנתונים
והתפוקות זה מעולה כך עדכון העובד במערכת באופן קבוע תראה לנו נתונים תקופתיים
בכל עת, במידה ואין ניתן לייצר אקסל פשוט עם משימות יעד כמותי תקופתי ומולו
ביצוע בפועל- תוודאו שהעובד בעצמו בסוף יום העבודה יראה את התפוקות שלו וגם אתם.
6. שגרת עדכון – התקופה הראשונה היא קריטית להטמעת התהליך אפילו שלחו מייל יומי שיוצא
באופן קבוע ומתזכר את כולם לדאוג לעדכן את הנתונים, בנוסף, חשוב לייצר מע׳ פשוטה שקל
לעדכן אותה שהיא לא תהיה צוואר הבקבוק בתהליך. מינימום התעסקות שמייצר מקסימום
תובנות.
7. בחינת מגמות – כאשר יש שגרת תפוקות ניתן ללמוד על התקדמות העובד, על קצב
העבודה ואם יש צוות באותו תפקיד אז ניתן לראות מגמות ומידע נוסף ככלל. ההמלצה שלי
היא למצוא את הכלי/ המערכת המהירה ביותר שיכולה לאפשר מדידה או אקסל פשוט
שניתן למלא בו את הפעילויות במהלך היום.
למתקדמים – מציעה לבנות דשבורד באקסל שיקח את המידע ויבנה ממנו מגמות ושיהיה ניתן להפיק ממנו תובנות גם ברמת הצוות כולו.
דבר נוסף ומאוד חשוב זה לשתף את העובדים בתובנות שניתנות מהעדכון הזה על מנת שיבינו את חשיבותו. במידה ומהמידע הזה נוצרו תהליכים קלים יותר או שיפור בעבודתם אז העדכון יהפוך להיות תהליך שהוא בעדם.
חשוב להראות להם את הערך המוסף שיש לעדכון מעבר לבדיקת שעות ומה הם עושים אלא בחינת מגמות, שיפור תהליכים ועוד.
במידה ולקחת את מאמר הזה והתנסית בו, אשמח לשמוע איך היה התהליך?