כאשר אנחנו ניגשים לפרויקט, לביצוע מטלה או אפילו כשיש לנו רק רעיון שאנחנו רוצים להעביר אותו הלאה, לרוב אנחנו בוחנים אותו באמצעות המילים הבאות:
״מה אני רוצה לעשות? /להשיג?״
״מה המטרה שלי?״
״איך אני מגיע אליה?״
״מי יעזור לי?״
לעיתים השאלות האלו מתנקזות לתוכנית עסקית/ פעולה הכוללת:
- חזון
- מטרה
- אסטרטגיה
- יעדים
- טקטיקות
הנושא נכון ורלוונטי לכל דבר שנרצה להעביר אם זה מהות של עסק או אפילו אם זה שינוי נדרש במחלקה.
מכיוון ואנו עוסקים בניהול א.נשים אתן דוגמא לשינוי ארגוני שעשיתי בעבר לצוות שלי שכלל בתוכו מס׳ רב של שינויים בינהם גם:
- שינוי מקום העבודה (בין החדרים)
- שינוי בהיקפי לקוחות וסוג הלקוחות
- שינוי בתנאי הבונוסים
על פניו יכולתי להגיע להגדיר את הבעיה, את הפיתרון שהוא השינוי
לאחר מכן הייתי מוסיפה את התהליך הנדרש למיצוי השינוי ואת כל השינויים שיעשו בדרך.
רוב הסיכויים שהצוות שלי היה כועס, מתעצבן חלקם אולי אפילו היו לא מסכימים לכך ומי יודע אולי היה גם מי שהיה מאיים בפיטורים.
אך מכיוון והדרך חשובה ויותר מזה, היה חשוב לי באופן אישי שכולם יראו את התמונה הרחבה ביותר, החלטתי לשאול את עצמי ״למה״ אני עושה את השינוי?
מה מניע אותי לשינוי?
יש את חוק ה-6 שאומר שאני צריכה לשאול את עצמי 6 פעמים למה עד שאגיע לשורש העניין.
אז שאלתי את עצמי את 6 שאלות ה״למה״ ורשמתי אותם מהאחרון ביותר לראשון וכך התחלתי את הצגת השינוי הארגוני לצוות, וכך זה יצא:
- אתם הצוות שלי ואתם חשובים לי מאוד וחשובה לי ההצלחה של כל אחד מכם גם בתפקיד וגם בתנאים שלו.
- שכל אחד מכם יוכל לצמוח ולמקסם את היכולות המקצועיות והאישיות שלו כי לכל אחד מכם יש את הערך שלו.
- שכל אחד מכם יקבל את התפקיד והנישה הנכונה ביותר עבורו ליכולות ולחוזקות שלו.
- כי לכל תפקיד בצוות יש הגדרה ותפיסת תפקיד ייחודית.
- כי ישיבה באופן שונה בקרב הצוות תייצר הפריה והצלחה הדדית.
- כי הבונוסים צריכים לשקף את ההצלחות שלכם ולגרום לכם לרצות לעשות עוד ממה שאתם עושים טוב.
הבנתי שאלו הנקודות שמניעות אותי ומכוון שבניתוחים שערכתי, בתוצאות העסקיות שלנו נדרשים 3 סוגי תפקידים שלכל אחד מהם הגדרת תפקיד שונה, תפיסת תפקיד שונה.
במהלך המפגש הצגתי את הניתוחים את התובנות את הדרך דרכה הגעתי למסקנות, את הדרישות השונות מכל תפקיד ואת השינויים בבונוסים בתפקידים ובמיקומים וכל זאת ללא הצגה של שם אחד מהצוות, הכל נעשה רק ברמת התפקידים והשינויים.
ועצרתי.
הצוות היה ממוקד כל כולו בשינוי ראיתי איך כל גלגלי השיניים של כולם בפעולה, איזה תפקיד מתאים לי, איפה היא שמה אותי ומה בכלל נכון לי?
אפילו לא אחד הביע התנגדות,
אפילו לא אחד עזב את החדר
וגם לא אחד איים בפיטורים.
למה?
כי סיפרתי את הסיפור מהנקודה שבה היא אמורה להתחיל,
מה הכי חשוב – מה הניע אותי לשינוי, שמתי את הצוות במרכז,
הראתי לו שכל החשיבה בשינוי התייחסה לטובתם ולטובת הארגון.
דרך ההצגה נתנה להם להתעסק בעיקר ולא בתפל.
הצוות פגש במילים המודגשות למעלה שהיו גם מודגשות לכל אורך המצגת והם סיפרו את הסיפור האמיתי ואת דחיפות השינוי מנקודת המבט שנכונה וטובה להם.
לאחר שסיפרתי את סיפור ״הלמה״ והוכחתי אותו בנתונים ובשינויים נדרשים הצוות היה רתום לשינוי כי הוא הבין שזה נוצר ממקום עמוק ונכון לשני הצדדים לצוות ולארגון.
כמובן שלאחר מכן על מנת להשלים את התהליך ולגרום להם ליזום את השינוי ולהיות חלק בלתי נפרד ממנו שלחתי אותם לחשוב כל אחד בנפרד איזה תפקיד מתאים לו.
לי כבר היה בחדר הסקיצה עם השמות והתפקידים אבל עדיין היה חשוב לי מאוד שהם יבחרו בתפקיד שלהם.
לאחר כיומיים קבעתי פגישות אישיות וכל חבר צוות הגיע עם תפקיד שהוא חושב שנכון לו, אלו שהגיעו עם התפקיד הנכון להם זה היה פשוט.
היו חלק שבאו בלי תפקיד ואז שאלתי אותם מה הכי קרוב ובחנו תפקיד, תפקיד רק לפי הגדרותיו ותפיסת התפקיד הנדרשת. כל חבר צוות ידע להגיד אם הוא מתאים או לא כמובן עם מעט עזרה ייעוצית ממני אך עדיין היה חשוב שכל אחד מהם במהלך הפגישה יגיד: אני רוצה את התפקיד הזה.
הכי כיף היה לי לראות את חברי הצוות שחשבו שהם מתאימים לתפקיד מצומצם יותר בזמן שראיתי את הפוטנציאל שיש להם ואת היכולות והראתי להם אותם על ידי דוגמאות מהעבר והבאת החוזקות שלהם ביום יום.
בסופו של תהליך שינוי, כל אחד מחברי הצוות בחר את התפקיד הנכון לו בשינוי ומשם זה היה היסטוריה.
התהליך ייצר גיבוש ודינמיקה מיוחדת בין חברי הצוות:
- גיבוש ושיתוף בינהם
- הסתכלות על תפיסת התפקיד ולא רק על הדרישות
- התייחסות למיומנויות וחוזקות הצוות
- פתיחות, שקיפות ואמון ביני לבין כל אחד מחברי הצוות
- רתימה לשינוי ולתהליך מתוך הבנה עמוקה של הצרכים.
כל התהליך הזה הוצג ונבנה מתוך ה״למה״ ובגלל שהוא היה אותנטי הוא מייד נגע באחרים ורתם אותם לכל התהליך שהעברתי אותם.
הם האמינו שזה לטובתם והלכו איתי בתהליך, בחרו את התפקיד הנכון להם כך שהיתה יוזמה שלהם בתוך תהליך זה והשינוי צלח ובגדול, כל אחד מחברי הצוות צלח את השינוי את התפקיד והצליח גם להגדיל את תנאיו כתוצאה מעמידה ביעדים וקבלת בונוסים בהתאמה.
המקרה הוא אמיתי לגמרי.
הוא נעשה מתוך מקום שהיה דרוש שינוי ארגוני גדול במחלקה, החששות בגינו היו רבות ובעלות משמעות אדירה לארגון.
באותה תקופה סיימתי את לימודי התואר השני שלי בייעוץ ארגוני, מה שנתן לי את כל הכלים שהייתי צריכה כדי לנסות ולצלוח את המהלך.
אך הדבר שהביא להצלחה הגדולה הזאת היה ה״אני מאמין שלי״ כמנהלת ו-6 שאלות ה״למה״ שפתחו את הלב והרצון של חברי הצוות בשינוי ובהצלחתו.
ישנן דרכים רבות להעביר מסרים אך עלינו כמנהלים לבחור את הדרך שתקדם את עובדים שלנו וכתוצאה מכך אותנו ואת הארגון.
כפי שציינתי בהתחלה ״הלמה״ יכול לעזור לנו
בכל מטרה /מסר/ שינוי/ עסק/ זוגיות שנרצה לקדם…
אנחנו רק צריכים להבין קודם למה אנחנו רוצים את זה?
מתקשים לבד? צרו קשר ונבין את ״הלמה״ שלכם יחד!