סיבות לתהליך גיוס עובדים ארוך ואיטי ומדוע הוא לא מיטיב עם ארגונכם?

סיבות נפוצות לתהליכי גיוס איטיים וארוכים:

1. איפיון לקוי והגדרת תפקיד לא נכונה לארגון – כאשר מגיעות אלינו משרות חדשות לפרסום אנו מוודאים עם הלקוח האם זה תפקיד קיים או חדש אצלו בארגון.

במידה והתפקיד קיים רוב הסיכויים שהאיפיון הוא נכון, בכל אופן אנו תמיד עוברים על המשרה , בודקים שאין אי בהירות, או שחסר מידע וכאשר אנו רואים שהוא מדויק אנחנו מתחילים בתהליך.

כאשר מדובר על משרות חדשות בארגון שלא היו קודם לכן. לעיתים המנהלים מאפיינים אותו בצורה אידיאלית ולאו דווקא פרקטית ונכונה לארגון שלהם. ברוב המקרים אנו עדים לכך שהם עברו על מודעות דרושים דומות לתפקיד שהם מחפשים, גיבשו ממס׳ מודעות מידע למודעה שלהם וכך למעשה הם הגדירו את התפקיד ללא התיחסות והתסתכלות פנימה לארגון שלהם.

ברגע שאנו מתחילים את התהליכים אנו רואים את הבעייתיות בכך שכאשר מגיעים מועמדים הם נבחנים בהתאם להגדרת התפקיד וממש ברגע האמת בו צריך לבחור בינהם ישנה עצירה מצד המעסיק ולעיתים אנו נדרשים לתיקון התיאור ופרסומו מחדש. מה שגורם לנו ולארגון לעבודה כפולה ולא יעילה.

במהלך הראיונות והתהליך המעסיק ומנהליו מבינים שיש דקויות שהן רלוונטיות או לא רלוונטיות לארגון שלהם. שהם צריכים להתייחס לפרמטרים נוספים שהם לא לקחו קודם בחשבון ובכלל שהמועמדים שהגיעו לאו דווקא מתאימים לארגון שלהם כי ההגדרה היתה לא נכונה להם.

ההצעה שלנו ב-BIM Talents לבעיה זו היא להסתכל ״פנימה״ ולהגדיר את המשרה באמצעות הפרמטרים הבאים:

• מה האחריות שנדרשת למשרה?
• מה התפקיד הנדרש? מה המועמד יעשה בפועל?
• מהם הממשקים איתם הוא יעבוד?
• להתייעץ עם הממשקים לגבי ההגדרה שלהם לתפקיד.
• להגדיר מיקום לתפקיד
• האם ישנה אפשרות להיברידיות?
• למי תהיה כפופה המשרה? האם הניהול ישיר/עקיף/מטריציוני?

אם ישנם שאלות לא פתורות או נקודות שאתם לא בטוחים לגביהם אנו ממליצים להתייעץ עם קולגות מהתחום שיש להם את המשרה הזאת או להתייעץ איתנו. אנו יכולים לעזור לכם גם באיפון וההגדרת המשרה וגם בבחינת הסוגיות הלא פתורות. רק לאחר שגיבשתם את עיקרי המשרה ניתן לראות אם יש עוד משהו שלא לקחתם בחשבון שמשרות דומות יכולות לעזור אבל הכי חשוב לבחון האם זה מתאים לארגון שלכם.

2. חוסר שיתוף פעולה בין המעסיק לחברת ההשמה– בתהליך גיוס ככל שנהיה מסונכרנים לגבי התהליך כך יהיה מינוף למשרה וסיכויי ההצלחה שלה יגדלו משמעותית.

זה בא לידי ביטוי בעיקר שמהרגע שמתחילים להגיע מועמדים למעסיק, חשובה לנו מאוד האינטראקציה והפידבק שניתן על המועמדים לחיובי ולשלילי.

כאשר לא ניתן פידבק על המועמדים, ישנם מועמדים שמסירים מועמדות, מועמדים שלא מטופלים ולמעשה התהליך הופך ל״שיח חירשים״ שלא מכבד אותנו או את המעסיק. במקרים כגון אלו, אנו ב-BIM Talents מקיימים שיחה עם המעסיק ומסבירים לו את משמעות הדבר במידה וישנה הסכמה אנו מדייקים את התהליך וממשיכים אך במידה ואנו רואים שלא ניתן להגיע להבנה, אנו נאלצים לעצור את התהליך ולסיים את ההתקשרות.

חווית המועמדים חשובה לנו מאוד והיא מעידה על המקצועיות שלנו והשירות שאנו נותנים ב-BIM Talents. מעבר לכך אנחנו מהווים זרוע חיצונית למחלקת הגיוס שלכם כך שחווית המועמד משליכה באופן ישיר עליכם כארגון. כחברה שחרטה על דגלה את המקצועיות והשירות אנו ב-BIM Talents מחויבים לעמוד בסטנדרטים שהגדרנו לעצמנו הן מבחינת מקצועיות והן מבחינת חוויה ושירות למועמדים ולמעסיקים.

לכן אנחנו ב-BIM Talents ממליצים לכם המעסיקים לפתוח משרה רק כאשר אתם מודעים ומוכנים לתהליך הגיוס, לאחריות שיש לכם מולנו ומול המועמדים ושנינו ברורים לגבי התהליך שעל המועמד לעבור עד לגיוסו בארגונכם. כאשר כל המידע הזה ברור לנו אנו עובדים בשותפות ומראים ״חזית אחת״ למועמדים לאורך כל התהליך.

3. תגובה איטית לתהליך – תהליך גיוס עובדים הוא למעשה קמפיין שיווקי למשיכת מועמדים איכותיים, יש משמעות אדירה למהירות התגובה הן של חברת ההשמה והן של הארגון המגייס.

מועמדים איכותיים/טאלנטים ״נתפסים״ מהר והם מאוד מחוזרים בזמן חיפוש העבודה שלהם, כך שאם לא נעשה תהליך מהיר מולם, לצערנו אותם מועמדים יתפסו על ידי ארגונים אחרים מהירים יותר.

מעבר לכך במידה והשגנו את המועמדים האיכותיים יש להתנהל מולם במהירות

• הן בביצוע השיחה הראשונה
• הן בזמן שליחת המועמד/ת לארגון
• הן בזמן סביר לזימון ראיון ע״י הארגון גם כאשר מדובר על מס׳ ראיונות, מול מנהל מגייס, מנכ״ל או מול מס׳ גורמים בו זמנית.
• והן בזמן סביר של תהליך גיוס והחלטה

אנו רואים שארגונים שמבינים את משמעות המהירות ״נהנים״ מהצלחות בגיוס וגיוס מועמדים איכותיים לארגונם.

אנו ב- BIM Talentsממליצים לכם, במידה ויש לכם תהליך גיוס עם מס׳ מגייסים ואתם יודעים מראש על זמינות נמוכה שלהם. לקבוע יום ראיונות ארוך או קבוע, שבו המועמד יעבור ראיון או שניים בהתאם להתאמתו, ברוב המקרים זה גם מגדיל את שביעות רצון המועמד מיעילות התהליך זה גם מקצר את התהליך באופן מהותי ולאחר סיום התהליך המנהלים יכולים לבחון יחד את המועמדים, להתלבט עליהם ולהגיע להחלטה.

כך למעשה הם היו יעילים בתהליך, המועמדים נהנו מתהליך מהיר ומדויק וכל התהליך רך יחסית מעט זמן ומקסם את עצמו לכדי השמה.

מה הנזקים בתהליך גיוס איטי וארוך?

• מהירות תגובה משפיע על איכות המועמדים שיתקבלו הטובים יתפסו, הבינוניים ישארו.
• תהליך איטי מייצר לתדמית של ארגון עייף ואיטי שלאו דווקא רוצים לעבוד בו – ארגונים משקיעים במיתוג מעסיק סכומים גבוהים מאוד ולבסוף תהליך גיוס יכול לשדר בדיוק את ההיפך ולא תהיה משמעות לכל המיתוג שנעשה כאשר בפועל החוויה הינה איטית ומייגעת.
• תחושת זלזול מצד הארגון במועמדים על חוסר עדכון – אנו ב-BIM Talents דואגים ליידע את המועמדים בכל עדכון שמגיע אלינו מהמעסיק על מנת לא להשאיר אותם ״תלויים באויר״, גם כאשר מתקבלות הודעות שלילה, אנו דואגים להעביר אליהם את המסר בצורה מכבדת ונעימה אך כאשר המידע לא מגיע אלינו אנו נשארים חסרי אונים מול המועמדים ואנו עדים לתחושת הזלזול שהם מרגישים. לכן חשוב ביותר לא להשאיר מועמדים מאחור ולוודא שכל מועמד שמגיע אליכם בין אם הוא מתאים או לא, ליידע אותו בכך על מנת לתת להם את הכבוד הראוי בתהליך.
• עלויות גיוס גבוהות מצד המנהלים המגייסים – בכל תהליך גיוס יש מספר פונקציות מראיינות- אחראית הגיוס בטעם המעסיק ולאחריה המנהל המגייס, לעיתים גם מנהלים נוספים כל ראיון מתבטא בזמן העובדים ובתיאומים מול המנהלים ומול המועמדים. כאשר משקיעים בראיונות שלא מתקדמים לכדי השמה ישנו תסכול גם מצד המגייסים לתהליך, ישנה השקעה בזמן ובהתנהלות ואין תפוקה או השמה. תהליך כזה יכול לגרום להורדת מוטיבציה מהתהליך ואף לסגירת המשרה בגלל חוסר הצלחה.

לסיכום,

תהליך גיוס עובדים הוא למעשה תהליך גיוס לקוחות פנימיים לארגונכם.

כפי שאתם מטפלים בלידים נכנסים ונותנים להם מענה מהיר כך אנו ממליצים לכם לטפל במועמדים שמופנים אליכם.

אז מה עושים אחרת?

גיוס לקוחות וגיוס עובדים חופף הוא. ככל שתייחסו לכך חשיבות ותיעדוף כך תוכלו לקבל מועמדים איכותיים וטובים לארגונכם שחוו תהליך חיובי כבר מתחילת התהליך גם אם זה היה דרך חברת השמה.

תחוו הצלחה בתהליכי הגיוס והזמנים יתקצרו בכל משרה ומשרה.

חברת השמה בהחלט יכולה להקל עליכם את התהליך ולהביא את המועמדים עד אליכם אך תפקידכם הוא העיקרי והחשוב: לבחון ולמפות את המועמדים, לתת לנו פידבק לדיוק התהליך ולקדם את המועמדים הנכונים להשמה תוך שימת דגש על חוויה חיובית ומכבדת לאורך כל הדרך.

למה BIM Talents?

אנחנו ב-BIM Talents מהווים זרוע הגיוס שלכם בארגון. כך שככל שנהיה מסונכרנים ונראה חזית אחת מול המועמדים, כך הם יקבלו שירות ותהליך ראוי ומקדם. שתוצאותיו יהיו מהירות ומדויקות הן לארגון, הן למועמדים וגם לנו.