מחקרים מראים שמשמעות היום הראשון במקום עבודה חדש מדומה לזה של ילד שנכנס לראשונה לגן.
נשמע מוגזם? אז זהו שלא!
תחשבו על זה רגע, יום הראשון בעבודה זה הזמן שהאדם יוצא מאזור הנוחות שלו. הוא מלא בחששות האם יסתדר? האם יהיו לו חברים? האם ישתלב?
שאלות בסיסיות שמזכירים לנו את תיאוריית הצרכים של מאסלו.
הצורך בביטחון, בשייכות, בכבוד והערכה ובמימוש עצמי.. כל אלו מוטלים על הכף ביום הראשון בעבודה.
תוסיפו לזה את הרושם הראשוני, התאקלמות לסביבת עבודה חדשה, לחברה ואיך לא … לתרבות הארגונית.
אז אחרי שהבנו כמה זה מלחיץ לעבור את היום הראשון בעבודה ריכזתי לכם את
10 הטיפים איך לגרום ליום הראשון בעבודה להיות נעים ולהשאיר לנו טעם של עוד?
מתארגנים לזה כבר שבוע-שבועיים קודם לכן –
- ארגון עמדת העבודה של העובד החדש (לוודא שהציוד יגיע, יותקן ויופעל כולל מיילים (פתיחת מייל ותוכנות נוספות רלוונטיות).ביום הראשון נהוג לסדר את העמדה לעובד מבעוד מועד מעבר לכך אני ממליצה להניח משהו אישי יותר, ספל, איגרת ואפילו שוקולד ליום ראשון מתוק יותר.
- חוברת קליטת עובד מוכנה על השולחן (ובה יש את כל הא.נשים החשובים בארגון שצריך להכיר, את מבנה הארגון, הצוות העובדים, קצת על הפעילות וכל מה שעובד צריך לדעת בימים הראשונים שלו בארגון – משאבי אנוש, קצין רכב, מחלקת שכר, מנהל ישיר כמובן, מנהל יחידה, קולגות ועוד)
- הקצאת חונך לעובד – על מנת שהעובד לא ירגיש לבד/לא שייך, ממליצה להקצות לו חונך, שמטרתו ללוות אותו בימיו הראשונים (שבוע/שבועיים/חודש), לקבל אותו במשרד, להכיר לו את הצוות, ללכת לאכול צהרים/לצרף אותו לחבורה ולהסביר לו תוך כדי ובכיף את ההתנהלות בארגון.
- יום -יומיים לפני הגעה לעבודה ליצור קשר טלפוני עם העובד – להגיד לו שאנחנו מחכים לו, שהכל מוכן עבורו המלצה שלי שהמנהל הישיר יצור את הקשר, זה הבסיס הראשון ליצירת אמון בין השניים.
- לוודא שיום לפני הגעת העובד – ישנו סדר יום מוכן לעובד ביומו הראשון הכולל פגישות עם המנהל, מש״א, קצין רכב וכל התפקידים הרלוונטיים לו. בנוסף, נושאים ראשונים מקצועיים שיגע ביום הראשון, ארוחת צהרים, ושיחת סיכום מנהל ישיר/ מש״א על היום הראשון כולל בקשה למשוב איך עבר עליו.
ביום העבודה הראשון –
- שליחת מייל בחברה על כניסתו לתפקיד בשעות הבוקר– מייל שמועבר לכלל העובדים (במידה וזו חברה גדולה, ניתן לשלוח למחלקה/חטיבה) במייל הזה יש לציין את שם העובד, מה התפקיד, מהיכן הגיע? וניתן להוסיף גם מעט על תחביביו כדי לאפשר היכרות ושיח עימו מצד העובדים.
- שיחה ראשונית עם מנהל ישיר – על כניסתו לתפקיד, על החברה, עיקרי הפעילות, איך התפקיד שלו משתלב. בנוסף, הסבר על סדר היום שלו היום כולל היכרות עם החונך שלו.
- תפקיד החונך לוודא שהעובד עובר את כל ״הלו״ז״ בצורה זורמת וחלקה.
- תפקיד המנהל – להיות נוכח ביום הראשון של העובד שלו, לעשות איתו שיחה ראשונית בתחילת היום ולוודא שסדר היום של העובד מנוהל היטב על ידי כל הנוגעים בכך ואני ממליצה גם לעשות את השיחת סוף יום שלו ולהבין איך עבר עליו היום ולבקש משוב, זה מעיד על המנהל, ועל הארגון.
- לתכנן עם העובד את החודש הראשון שלו מה מצופה, פגישות סטטוס, יעדים קטנים ליצירת הצלחות מהירות וכמובן תפקיד החונך לתת לו מהניסיון שלו בשטח ובתרבות הקיימת.
ארגונים שמשקיעים בעובדים החדשים ביום העבודה הראשון ומוודאים שהוא עובר בחיוך ובזרימה מגדילים בצורה ניכרת את הסיכויים של העובדים להישאר והיטמע בארגון בצורה מהירה ואפקטיבית.
ככל שעובד מוטמע מהר יותר בארגון כך הוא יוכל לתת ערך ולהיות פרודקיטיבי לארגון בצורה מהירה יותר.
יש ארגונים שמכינים תוכנית רבעונית (90 ימים ראשונים) ובהם הם מגדירים תיאום ציפיות בינם לבין העובד.
לגבי הנושאים, הלמידה וההכשרה שהוא יעבור, הגדרת מטרות קצרות ותחומות בזמן, הגדרת יעדים והצלחות מהירות. מטרת המסמך הזה היא להבנות את הכניסה של העובד לתפקיד וכך שהוא יכול לקבל פידבק וההתנהלות תהיה ברורה לשני הצדדים.
הערך שיש לעובד מהשקעה כזאת מצד הארגון:
- רושם ראשוני של ארגון מקצועי.
- העובד מרגיש שרואים אותו מהרגע הראשון, הכל מנוהל וקל יותר.
- תחושת שייכות מהירה (גם אם היא מלאכותית בהתחלה)
- תחושת הערכה לזמן, למקום לתפקיד ולארגון.
- יכולת כניסה לתפקיד מהיר יותר ועם מעט מאוד חששות כי יש לו תמיכה.
הערך שהארגון מקבל מהשקעה בעובד:
- חוויית עובד חיובית מהרגע הראשון.
- כניסה מהירה יותר של העובד לתפקיד.
- הגדלת הסיכויים של העובד להיטמע בארגון ולא להיפלט ממנו (חיסכון בזמן וכסף).
- תוכנית ברורה לגבי תהליך כניסתו לארגון.
- חיבור של העובד עם הצוות ע״י החונך.
יש חשיבות מרובה לתהליכים אלו בכניסת עובדים חדשים לארגונים – שווה את ההשקעה ואת התוצאות מכך.